Tietosuojakäytäntömme

Insta kunnioittaa yksityisyyttäsi ja henkilökohtaisia tietojasi. Insta noudattaa henkilötietojesi käsittelyssä eurooppalaisia tietosuojaperiaatteita sekä sovellettavaa henkilötietoja koskevaa lainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Insta-konsernissa (myöhemmin Insta) rekisterinpitäjänä toimii se konsernin yhtiöistä, jonka kanssa asioit. Tietosuojakäytäntö on Insta‑konsernin yhteinen.

Osoite: Sarankulmankatu 20, FI-33900 Tampere
Puhelin: +358 20 771 7111
Yhteyshenkilö: Henna Pekkanen, tietosuojavastaava, tietosuoja(at)insta.fi

Tietosuojaselosteet

Asiakastietojen käsittely

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Instan potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito ja asiakasviestintä, palveluiden ja tuotteiden toimittaminen, palveluiden ja tuotteiden kehittäminen, myynti ja markkinointi, asiakaspalvelu ja tuki, sekä tapahtumien, kilpailujen ja arvontojen järjestäminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen. Installa on rekisterinpitäjänä oikeutettu etu myydä, toimittaa, kehittää ja markkinoida tuotteita ja palveluita, ylläpitää asiakassuhteita, sekä järjestää tapahtumia, kilpailuja ja arvontoja.

Markkinointiviestintämme voi tietyissä tilanteissa perustua antamaasi suostumukseen. Voit milloin vain peruuttaa antamasi suostumuksen.

Käsiteltävät henkilötiedot

• Nimi

• Sähköpostiosoite

• Puhelinnumero

• Yritys tai organisaatio ja asema

• Yrityksen osoitetiedot

• Henkilön itse antamat lisätiedot

• Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, esim. kontaktihistoria, palaute, ostetut palvelut ja tuotteet

Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika

Henkilötiedot on saatu sinulta itseltäsi tai työantajaltasi. Muita henkilötietojen lähteitä ovat kaupparekisteri, Suomen Asiakastieto Oy, työnantajasi verkkosivut, erilaiset tapahtumat ja yhteisöpalveluiden, kuten LinkedIn, julkiset profiilitiedot.

Henkilötietojesi säilytysaika riippuu käyttötarkoituksesta. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen kuhunkin tarkoitukseen.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Insta käyttää palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietojasi Instan puolesta sopimuksen ja Instan ohjeiden mukaisesti. Tietoja siirretään myös muille Insta-konserniin kuuluville yhtiöille.

Insta käsittelee henkilötietojasi EU/ETA-alueella. Osa Instan käyttämistä palveluntarjoajista käsittelee tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa noudatetaan EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muita tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia.

Rekisteröityjen oikeudet

Jos sinulla on Instan käsittelytoimiin liittyviä kysymyksiä, huolenaiheita tai pyyntöjä, voit olla yhteydessä Instan tietosuojavastaavaan sähköpostitse (tietosuoja(at)insta.fi).

Voit pyytää milloin tahansa Instalta käsiteltävät henkilötietosi. Insta korjaa tai poistaa pyynnöstä mahdolliset puutteelliset, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

Sinulla on uutiskirjeen vastaanottajana mahdollisuus perua uutiskirje kunkin kirjeen lopusta löytyvän ”Poistu postituslistalta” tai ”Unsubscribe”-valinnan kautta.

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi).

Rekrytointi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työntekijöiden rekrytointi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen. Instan oikeutettuna etuna on avoimien työpaikkojen täyttäminen.

Rekrytointiprosessin yhteydessä Insta voi pyytää sinulta lupaa soveltuvuusarvion toteuttamiseksi sovellettavan lainsäädännön puitteissa.

Käsiteltävät henkilötiedot

• nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite

• työhakemuksessa annetut tiedot, ansioluettelo sekä rekrytointiprosessiin sisältyvät muut tiedot

• työnhakijana toimittamasi suositukset tai suosittelijoiden nimet ja yhteystiedot

• mahdollisesti toteutetun työnäytteen tai soveltuvuusarvioinnin tulokset

Tehtävän niin edellyttäessä työnhakijasta voidaan tehdä turvallisuusselvitys, huumausainetesti tai tarkistaa luottotiedot.

Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika

Henkilötietosi on pääsääntöisesti saatu sinulta itseltäsi joko suoraan tai rekrytointipalvelun kautta.

Jos haettavana olevaan tehtävään liittyy luvallasi tehtävä soveltuvuusarviointi, saamme siihen liittyvän tuloksen arvioinnin palveluntarjoajalta.

Insta voi myös antamasi suostumuksen perusteella pyytää tietojasi ilmoittamiltasi suosittelijoilta. Lisäksi Instan nykyiset työntekijät voivat antaa suosituksia mahdollisista työnhakijoista lisäämällä työnhakijan nimen ja yhteystiedot rekrytointipalveluun.

Henkilötietojasi säilytetään 18 kuukautta viimeisen hakemuksen tai tietojen päivityksen jälkeen, jonka jälkeen henkilötietosi poistetaan.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Insta käyttää rekrytoinnin yhteydessä ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietojasi Instan puolesta sopimuksen ja Instan ohjeiden mukaisesti.

Soveltuvuusarviointien yhteydessä yhteystietosi luovutetaan palveluntarjoajalle.

Osa Instan käyttämistä palveluntarjoajista käsittelee tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa noudatetaan EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muita tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia.

Rekisteröityjen oikeudet

Jos sinulla on Instan käsittelytoimiin liittyviä kysymyksiä, huolenaiheita tai pyyntöjä, voit olla yhteydessä Instan tietosuojavastaavaan sähköpostitse (tietosuoja(at)insta.fi).

Voit pyytää milloin tahansa Instalta käsiteltävät henkilötietosi. Insta korjaa tai poistaa pyynnöstä mahdolliset puutteelliset, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi).

Vierailu Instan toimitiloissa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Instan vierailijoiden tunnistaminen, vierailijatietojen hallinnointi, vaitiolositoumusten arkistointi ja kameravalvonta turvallisuuden varmistamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Instan oikeutettujen etujen toteuttaminen. Instan oikeutettuna on Instan vieraiden vastaanottaminen ja turvallisuuden varmistaminen.

Käsiteltävät henkilötiedot

• vierailijan nimi ja organisaatio

• vierailun isäntä ja ajankohta

• tilat, joita vierailu koskee

• vaitiolositoumus sisältämät henkilötiedot

• kameravalvontaan tallentuu kuva-aineistoa alueella liikkuvista henkilöistä sekä tapahtumien ajankohta ja sijainti, sekä ajoneuvot sisääntuloporteilla

Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika

Henkilötietojen lähteenä on vierailija itse tai vierailun isäntä. Kameravalvonnan tallenteet syntyvät henkilön liikkuessa valvotuilla alueilla.

Vierailusi tiedot säilytetään kaksi (2) vuotta.

Kameravalvonnan tallenteiden säilytysaika on neljä (4) kuukautta, jonka jälkeen tallenteet ylikirjoittuvat automaattisesti.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Insta käyttää aulapalveluiden ja kiinteistön turvapalveluiden toteuttamisessa ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietojasi Instan puolesta sopimuksen ja Instan ohjeiden mukaisesti.

Kameravalvonnan tallenteita voidaan luovuttaa viranomaiselle niissä tapauksissa, joissa on tapahtunut tai epäillään tapahtuneen rikos.

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisteröityjen oikeudet

Jos sinulla on Instan käsittelytoimiin liittyviä kysymyksiä, huolenaiheita tai pyyntöjä, voit olla yhteydessä Instan tietosuojavastaavaan sähköpostitse (tietosuoja(at)insta.fi).

Voit pyytää milloin tahansa Instalta käsiteltävät henkilötietosi. Insta korjaa tai poistaa pyynnöstä mahdolliset puutteelliset, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi).

Vierailu Instan verkkosivuilla

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on verkkosivustojen yhteydenottolomakkeen ja chatbotin kautta saatujen yhteydenottojen hallinnointi sekä markkinointiviestinnän toimittaminen uutiskirjeiden tilaajille. Lisäksi osa verkkosivustolla käyttämistämme evästeistä sisältävät henkilötietoja. Evästeiden avulla varmistetaan muun muassa verkkosivustojen oikeanlainen toiminta sekä sen kehittäminen, käyttäjän tekemien valintojen muistaminen sekä mainonnan parempi kohdentaminen.

Henkilötietojen käsittely yhteydenottojen hallinnoimiseksi perustuu Instan oikeutettuun etuun. Instan oikeutettuna etuna on asiakassuhteiden ylläpito ja tehokkaan viestinnän varmistaminen.

Henkilötietojen käsittely markkinointiviestinnän toimittamiseksi uutiskirjeiden osalta perustuu antamaasi suostumukseen. Voit milloin vain peruuttaa antamaasi suostumuksen. Sinulla on uutiskirjeen vastaanottajana mahdollisuus perua uutiskirje kunkin kirjeen lopusta löytyvän ”Poistu postituslistalta” tai ”Unsubscribe”-valinnan kautta.

Insta pyytää suostumustasi kaikkien sellaisten evästeiden käytölle, jotka eivät ole välttämättömiä verkkosivuston toiminnan kannalta. Välttämättömiin evästeisiin tallennettavien henkilötietojen käsittelyn osalta käsittely perustuu Instan oikeutettuun etuun varmistaa verkkosivustojensa oikeanlainen toiminta. Lue lisää evästeiden käytöstä sekä hallitse evästeisiin liittyvää suostumustasi evästekäytännöistämme.

Käsiteltävät henkilötiedot

• yhteydenottolomakkeiden tai chatbotin kautta toimittamasi viestit, sekä yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

• evästeillä kerättävät henkilötiedot, kuten IP-osoite, maantieteellinen sijainti, käyttämääsi laitteeseen ja selaimeen liittyvät tiedot (kuten käyttöjärjestelmä ja selaintyyppi) sekä verkkosivustolla vierailuun liittyvät tiedot (kuten vieraillut sivut ja istunnon kesto)

Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika

Henkilötiedot on on kerätty verkkosivuvierailusi yhteydessä.

Henkilötietojesi säilytysaika riippuu käyttötarkoituksesta. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen kuhunkin tarkoitukseen.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Insta käyttää palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietojasi Instan puolesta sopimuksen ja Instan ohjeiden mukaisesti.

Osa Instan käyttämistä palveluntarjoajista käsittelee tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa noudatetaan EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muita tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia.

Rekisteröityjen oikeudet

Jos sinulla on Instan käsittelytoimiin liittyviä kysymyksiä, huolenaiheita tai pyyntöjä, voit olla yhteydessä Instan tietosuojavastaavaan sähköpostitse (tietosuoja(at)insta.fi).

Voit pyytää milloin tahansa Instalta käsiteltävät henkilötietosi. Insta korjaa tai poistaa pyynnöstä mahdolliset puutteelliset, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

Sinulla on uutiskirjeen vastaanottajana mahdollisuus perua uutiskirje kunkin kirjeen lopusta löytyvän ”Poistu postituslistalta” tai ”Unsubscribe”-valinnan kautta.

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi).

Päivitetty 15.3.2024