Työympäristöjen asiantuntija Technopolis tunnisti turvallisuuspolitiikkansa kehittämisen yhteydessä tarpeen vahvistaa varautumistaan laaja-alaisen ja pitkäaikaisen häiriötilanteen varalta. Tähän tarpeeseen vastattiin kehittämällä kiinteistöympäristöön suunnattu häiriötilanneharjoitus. Harjoituksessa laaja häiriötilanne edellytti saumatonta yhteistyötä Technopoliksen eri toimijoiden välillä. Harjoittelun hyöty nähtiin selkeänä: se vahvistaa luottamusta omaan tekemiseen tilanteessa kuin tilanteessa.
Käytännön harjoittelu tekee kehityskohteet näkyväksi
Simuloitu johtamisharjoitus pistää toimintaan todellista painetta. Harjoituksessa simuloitua laaja-alaista häiriötä elävöitettiin uutiskuvilla ja -videoilla. Harjoituksen avulla Technopolis pystyi peilaamaan toimintaansa tositilanteeseen sekä pohtimaan sitä, miten uhkiin on mahdollista varautua. Harjoituksen aikana päätöksiä jouduttiin tekemään rajallisella tiedolla ja nopeasti muuttuvassa tilanteessa, juuri kuten todellisissa häiriötilanteissa.
”Paperilla kaikki voi olla helppoa ja rauhallista, mutta simuloidun tilanteen tunnelataus ja paine tekevät varautumisesta realistisempaa”, toteaa Technopoliksen Concept Manager, Campus and Facility Services, Salla Brunou.
Harjoituksen pohjalta tehtyjen havaintojen perusteella asiantuntijat ja johto voivat määritellä tarvittavat kehitystoimenpiteet sekä päivittää toimintamallit ja ohjeet. Harjoitukseen osallistunut henkilöstö koki, että harjoitus nosti esiin konkreettisia kehityskohteita mutta toisaalta vahvisti myös luottamusta omaan tekemiseen. Harjoitus osoitti, että tällaisia tilanteita kannattaa harjoitella yhdessä, sillä vasta käytännön tekeminen tuo esiin, miten toimintamallit toimivat paineessa.
”Harjoituksen jälkeen voi käydä läpi ja ratkaista ne asiat, jotka yllättivät harjoituksen aikana. Silloin ne eivät enää pääse yllättämään todellisessa tilanteessa”, kertoo Brunou.
Harjoituksessa hyödynnettiin verkkoselainpohjaista Insta Trasim -alustaa.
Jatkuvaa kehittämistä
Technopolis kehittää varautumistaan laaja-alaisesti. Securitaksen ja Technopoliksen pitkä turvallisuusyhteistyö loi vahvan pohjan, joka yhdistettynä Instan harjoitusosaamiseen mahdollisti hedelmällisen yhteistyön erityisesti harjoitusta suunniteltaessa.
”Vallitsevassa turvallisuusympäristössä yritysten jatkuvuussuunnittelu, riskienhallinta sekä kriisinsietokyky korostuvat, eikä niitä voi harjoitella liikaa. Harjoitukset ovat tehokas keino harjoittaa ja testata olemassa olevien toimintamallien tai järjestelyiden toimivuutta käytännössä. Jatkuvuus- tai valmiussuunnitelmien toteutuminen riippuu käytännössä siitä, miten ne on onnistuttu jalkauttamaan koko organisaation laajuudella eri toimintoihin”, tiivistää Securitaksen riskienhallintapalveluiden yksikön päällikkö Jani Suominen.
Poikkeustilanneharjoituksia kannattaakin tarkastella osana laajempaa varautumisen prosessia.
“Testaamaton suunnitelma on vain paperia, eikä yleensä kestä kohtaamista todellisuuden kanssa”, tiivistää Instan harjoitustiimin Joel Muujärvi. Harjoitustoiminnassa tunnistetut kehityskohteet ja tehdyt muutokset on syytä testata uudella harjoituksella, jotta niiden toimivuus voidaan todeta.
“Harjoitus jättää aina jäljen lihasmuistiin ja varmistaa näin toimintaa tositilanteessa”, kertoo Technopolis Yliopistonrinteen kiinteistöpäällikkö Ilkka Nivasalo.
Technopolis operoi kampuksillaan monen eri toimijan ja kumppanin kanssa, ja kampuksilla toimii yhteensä 1200 asiakasyritystä ja niiden yli 30 000 työntekijää. Tällaisessa monitoimijaympäristössä kokonaisuuden hallinta korostuu, ja poikkeustilanneharjoittelu koettiin hyödylliseksi osaksi sitä.
Tarve harjoittelulle on kuitenkin pohjimmiltaan universaali. Harjoittelemalla voidaan tunnistaa kehitystä vaativat kohteet ja testata yhteistyön toimivuutta.
”Äkkiseltään ei tule mieleen sellaista toimialaa, jossa poikkeustilanteet eivät olisi mahdollisia”, tiivistää Nivasalo.
Technopolis on työympäristöjen asiantuntija, joka tarjoaa joustavia ja tehokkaita toimitiloja sekä niihin liittyviä palveluita. Technopoliksella on 13 kampusta, joissa toimii 1200 asiakasyritystä ja niiden yli 30 000 työntekijää neljässä maassa Euroopassa.