Konseptin avulla selkeyttä monimutkaisuuteen

Konseptin käsite tunnetaan useilla toimialoilla. IT-alalla ja erityisesti ohjelmistoteollisuudessa Proof of Concept (POC) on monille tuttu käsite. Toimintaympäristöstä riippuen konseptoinnin määritelmä voi olla väljä tai vaihtoehtoisesti hyvinkin tarkasti määritelty, ohjeistettu ja vaiheistettu. Yhteistä kaikille konsepteille lienee kuitenkin se, että kyseessä on alkuvaiheen esiselvitys, alustava suunnitelma tai luonnos. Tässä kirjoituksessa keskityn kuvaamaan asiakkaille tuottamamme projektitukipalvelun puitteissa tehtyjen konseptointien toteutusta sekä työskentelytapoja.

Mikä konsepti?

Tyypillisesti konseptin tekeminen on osa uuden kehitystarpeen esiselvitysvaihetta ja ensimmäinen lähtökohta konseptille on jokin tunnistettu ongelma, johon lähdetään etsimään ratkaisua. Tavoitteena voi olla esimerkiksi uuden järjestelmän, järjestelmäkokonaisuuden, ohjelmiston tai laitteiston hankinta. Kun konseptissa on selvitetty mahdolliset ratkaisuvaihtoehdot, voidaan esitettyjä vaihtoehtoja arvioida ja mahdollisesti edetä kohti hankintaa. Ongelman luonteesta, haasteellisuudesta ja laajuudesta riippuen tavoite on olla myös pelkästään ongelman selkiyttäminen.

Nykypäivänä tietojärjestelmien monipuolisuus ja monimutkaisuus, ajalliset kerrostumat, jatkuva kehittäminen sekä toteutusvaihtoehtojen monipuolisuus aiheuttavat ratkaisujen etsinnälle haasteita. Myös ulkopuolisten järjestelmien tai kehitysprojektien elinkaarella voi olla suuri vaikutus konseptoitavaan kokonaisuuteen. Näin ollen on tärkeää huomioida myös aiheeseen liittyvät muut järjestelmät ja kehitysprojektit, toimintaympäristöt, laitteet sekä mahdolliset muut yleiset vaatimukset. Mikä on nykyhetken lähtötila, mikä tavoitetila ja kuinka tavoitetilaa kohti olisi parasta liikkua? Muun muassa näihin kysymyksiin pyritään konseptissa vastaamaan. Kiteytetysti konseptilla on tarkoitus tuottaa vakuuttava ja perusteltu ratkaisuehdotus alkuperäiseen ongelmaan.

Tekemämme konseptit ovat vaihdelleet laitteistohankinnoista arkkitehtuureihin sekä ohjelmisto- ja järjestelmäkokonaisuuksiin. Siten konseptien luonne on ollut hyvin vaihteleva ja työn tavoite sekä työskentelytapa suunnitellaankin alussa huolellisesti konseptoinnin kohteen mukaan. Hyödynnämme konseptien tekemisessä ketterää menetelmää, jolloin työn sisältöä sekä syvyystasoa säädetään syntyvien tulosten perusteella. Näin lopputulos saadaan vastaamaan tarpeita mahdollisimman hyvin.

Maturiteetti

Syntyvän konseptin maturiteetin voi ajatella jaksottuvan alustavasta konseptista kohti Proof of Conceptia eli vapaasti suomennettuna kohti niin sanottua konseptin todistusta. POC-vaiheeseen edenneessä työssä ehdotettuja ratkaisuvaihtoehtoja on jo työn aikana pystytty koestamaan ja arvioimaan. Tällöin konseptityön jälkeen on voitu siirtyä heti seuraaviin vaiheisiin eli esimerkiksi hankintojen valmisteluun.

Alustava konsepti syntyy, kun työn aikana tehtäviä selvityksiä ei ole vielä mahdollista syventää eikä siten ratkaisuvaihtoehtojakaan voida vielä koestaa. Lopullinen konseptin maturiteetti riippuu merkittävästi aikaisemmin tehdystä työstä ja silloin saavutetuista tuloksista sekä siitä mitä tämän työn aikana saadaan selville. Toimintaympäristössä voi olla paljon keskeneräisyyksiä ja työn aikana voi nousta esiin useita uusia selvityskohteita. Konseptin maturiteetti voi tällöin jäädä alustavaksi, mutta siitä huolimatta se on ollut arvokas tuottaessaan runsaasti uutta tietoa ja selkeyttäessään kokonaiskuvaa siitä mihin suuntaan ja miten seuraavaksi pitää edetä. Alustavan konseptin tuloksista tehtävien johtopäätösten perusteella voidaan mahdollisuuksien mukaan jatkaa kohti POC-vaihetta tai vaihtoehtoisesti laittaa työ hetkeksi tauolle odottamaan konseptissa määriteltyjen edellytysten täyttymistä.

Työskentely

Projektitukipalvelun puitteissa olemme tehneet edellä mainitun kaltaisia konsepteja syvällisessä yhteistyössä asiakkaidemme kanssa. Itse olen toiminut Instassa niiden päävastuullisena tekijänä sekä toiminut konseptitiimin fasilitaattorina. Tarvittaessa Instan sisältä on aiheesta riippuen etsitty sopivimmat asiantuntijat antamaan tukea kulloiseenkin tarpeeseen. Erityistä kiitosta voikin antaa Instan mainiolle kulttuurille, jossa kollegoita tuetaan matalalla kynnyksellä läpi organisaation.

Konseptien läpiviennissä on hyödynnetty ketterää toimintamallia ja monille tuttuja agile-työkaluja. Konseptin aikana on tyypillisesti järjestetty useita työpajoja sekä täsmähaastatteluita eri sidosryhmien kanssa. Ennen korona-aikaa järjestimme näitä live-tapaamisina, mutta sittemmin on siirrytty vahvasti etämoodiin.

Kokemuksen myötä voisi sanoa, että molemmissa edellä mainituissa toimintamalleissa on puolensa ja tulevaisuudessa molempia kannattaa varmasti hyödyntää tarpeesta riippuen. Live-tapaamisissa aiheisiin päästään usein elävän vuorovaikutuksen kautta huomattavasti syvemmälle ja asiat jalostuvat vapaamuotoisissa keskusteluissa myös lounas- ja kahvitaukojen aikana. Toisaalta hyvin toimivassa etätyöpajassa osallistujien aika ja energia voidaan saada tehokkaammin hyödynnettyä, kun sitä ei kulu matkustamiseen, paikasta toiseen siirtymisiin sekä muuhun "ylimääräiseen". Parhaassa tapauksessa ja hyvin suunnittelemalla voidaan sopivin käytäntö valita kulloisenkin tapahtuman tavoitteiden ja luonteen mukaan.

Tekijän näkökulmasta konseptitöissä mielenkiintoisinta on asioiden selvittäminen ja ratkaisujen kehittäminen yhteistyössä sekä asiakkaan eri toimialojen että Instan teknisten asiantuntijoiden kanssa. Konsepteja tehdessä oppii paljon uutta ja pääsee kehittämään uusia ratkaisuja.

Tiimin fasilitoiminen ja kokonaisuuden jäsentäminen vaatii hyvää organisointikykyä, fasilitointitaitoja, laajojen kokonaisuuksien hahmotuskykyä sekä avainasioiden tunnistamista. Ei myöskään pidä aliarvioida toimialaosaamisen merkitystä, mikä voi toisinaan olla yksi tärkeimmistä onnistumisen edellytyksistä. Paras palkinto on se, kun työ tuottaa selkeästi jäsentyneitä tuloksia ja lopputulokseen voi olla tyytyväinen niin asiakas kuin itse tekijätkin.