Design-menetelmät auttavat keskittymään ratkaistavaan ongelmaan ja karsimaan hälinän. Tällä kertaa design sprintissä:
saatiin Kalmaria vuosia kiusanneeseen ongelmaan muodostettua ratkaisumallit ja prototyyppi sekä annettua prototyyppi käyttäjien testattavaksi
käyttäjät yllättyivät positiivisesti prototyypistä
osallistujat yllättyivät menetelmän tehokkuudesta
Lähtötilanne oli hyvin monitahoinen ja mutkikas ennen viikon rypistystä: piti löytää ratkaisu siihen, miten eräs prosessi saadaan nopeammaksi ja kevyemmäksi. Tätä samaa haastetta oli yritetty ratkoa jo vuosien ajan palavereilla ja keskusteluilla. Ratkaisun esteeksi nousivat kuitenkin erilaisten sidosryhmien ja käyttäjien ristiriitaiset tarpeet. Ja toisaalta myös jatkuvasti muuttuva tilanne – koskaan ei ollut oikea aika tehdä päätöksiä ja ratkaista ongelmaa.
Viikko yhden asian äärellä
– Kaikilla osallistujilla oli tuolloin pöydällään kymmeniä muitakin asioita, joten parhaalta menetelmässä kuulosti se, että lyhyessä ajassa pystyttäisiin saamaan paljon aikaan keskittymällä yhteen asiaan riittävästi, eikä prosessissa siis menisi viikkokaupalla, avaa Aleksi menetelmän valikoitumista.
Design sprint alkaa ongelmaan tutustumisella ja pääasiallisten kysymysten määrittelyllä ja jatkuu prototyypin hahmottelulla, rakentamisella ja käyttäjätestauksella. Rutistuksen päätteeksi valmistuu selkokielinen loppuraportti jatkoa varten.
– Perinteisesti ajatusten työstäminen tuotekehityksessä toimii hieman hitaammin ja vie usein paljon aikaa, vertaa Risto. – Odotimme, että design sprint antaisi meille hyvin nopeasti karkean käsityksen siitä, minkä kanssa olemme tekemisissä ja toivottavasti ohjaisi oikeaan suuntaan päätöksenteossa.
Viikko ei vaatinut erityistä valmistautumista Kalmarin väeltä. Riitti, että pystyttiin nimeämään mukaan oikeat henkilöt ja varaamaan viikko heidän kalentereistaan. Kolmen hengen tiimistä yksi oli nimetty business owneriksi ja kaksi muuta domain experteiksi. Lisäksi oli etsitty haastateltavat käyttäjätutkimukseen. Enää piti vain suoriutua viidestä tiiviistä design sprint -päivästä instalaisten huomassa.
Tehokasta mutta rentoa
– Se ei tuntunut erityisen suurelta puristukselta, vaikka muutamaan päivään saatiinkin mahtumaan todella paljon, kertoo Aleksi. – Asiaa on paljon tiiviissä paketissa ja prosessi on tiukka. Se vaatii hyvän fasilitaattorin, jollainen Instan Sami Surakka oli. Vaikka lyhyessä aikataulussa piti tapahtua määrätyt asiat, tilanne vaikutti rennolta ja pystyttiin hyvin keskustelemaan, hän jatkaa.
– Korona-aika oli juuri alkamassa ja ilmassa oli merkkejä, että pian ei enää päästäisi työskentelemään kasvokkain, kertoo Aleksi.
Samaa muistelee lämmöllä Risto: – Tämä oli viimeisiä lähityöskentelyjaksoja ja harjoitteita ennen koronaa ja lockdownia, ja jäi hyvät fiilikset. Tilat olivat hyvät ja ympäristö rauhallinen. Pystyimme hyvin eristäytymään, mikä oli aikamoista luksusta normaalin työelämän melskeessä, jossa on koko ajan keskeytyksiä.
Tulokset käytössä
– Niihin etukäteen ajateltuihin tavoitteisiin päästiinkin. Oli ehdottomasti melkein täydellinen onnistuminen. Meillä oli ennakko-oletuksia siitä, mitä saadaan ulos, ja ne toteutuivat, kertoo Aleksi design sprintin tuloksista. – Loppuraporttiin olen palannut useita kertoja, koska siihen on jäsennelty asiat ytimekkäästi. Oman ajattelun tueksi tulee edelleen katsottua, mitä silloin käytiin läpi. Tärkeintä oli, että design sprintin aikana saatiin tunnistettua tavoite eli pääasialliset kysymykset ja ongelmat. Lisäksi saatiin ihmisiä mukaan testaamaan prototyyppiä, jotta nähtiin samalla, oliko tuo tapa asettaa maali ja siihen liittyvät ongelmat hyvä. Prototyypin avulla tuli testattua, että ratkaisumme meni oikeaan suuntaan.
– Konseptin osalta olen erittäin tyytyväinen, sanoo Risto. – Suurin hyöty olivat käyttäjätutkimus ja käyttöliittymäkonseptit – sekä arvokas käyttäjäpalaute testauksesta. Kaikki tulokset olivat todella arvokkaita, ja ydin saatiin poimittua hyvin.
– Teknisestä ratkaisusta olisin odottanut tarkempaa roadmappia. Ehkä minulla oli hieman epärealistiset käsitykset siitä, mitä viikon ajalta voidaan saada ulos. Konkreettinen tekninen arkkitehtuuri olisi vaatinut laajempia ennakkotietoja ja valmiita teknologiavalintoja tai kenties vielä uuden samanlaisen rutistuksen. Käyttöliittymäkonsepti oli kuitenkin selkeä, mahtava saavutus, johon kannattikin keskittyä, Risto jatkaa.
– Design sprintissä kuvataan kirjallisena nykytilanne ja sen haasteet. Jo tämän ytimekkäästi ilmaiseminen on arvokasta. Lisäksi ehdotetaan yhtä mahdollista ratkaisua tilanteeseen sekä esitetään ajatus roadmapista. Loppuraportti ei vastaa vain yhteen kysymykseen. Sen lukeminen ei myöskään vaadi laajaa ennakkotietoa toimintaympäristöstä eikä sen merkitystä tarvitse sisäisissä keskusteluissa erikseen selittää, Aleksi kertoo loppuraportin merkityksestä.
– Loppuraportin arvon huomaa siis design sprintin jälkeen sisäisissä keskusteluissa. Jopa silloin kun testattu prototyyppi on todettu kehnoksi, tulos on silti hyvä, koska koko prosessi on dokumentoitu, myös nykytila, jolloin voidaan kokeilla jotakin muuta, sanoo Lauri Kutinlahti Instalta.
Prosessi etenee kuin juna
Design sprint -työskentely on tarkkaan aikataulutettua ja fokusoitua, mikä voi vaatia totuttelua.
– Lähdin design sprintiin epäilevällä asenteella, että saadaanko tässä mitään aikaan ja että miksi hypättiin aina seuraavaan tehtävään eikä keskusteltu edellistä loppuun. Mutta kolmen päivän päästä huomasin, että jos olisimme jääneet sinne ensimmäiseen asiaan kiinni, niin siellä oltaisiin vieläkin. Olin positiivisesti yllättynyt siitä, että tavallaan väkisin puskettiin eteenpäin, iloitsee Risto.
Risto erittelee myös design sprintin haasteita: – Menetelmään kuuluu epävarmuuden ja keskeneräisyyden sietäminen. Design sprintissä valitaan se tietty maali ja sinne mennään ja kaikki muu jää tavallaan ulkopuolelle. Näin fokus pysyy ratkaisussa, mutta toisaalta ulkopuolelle jääviin asioihin ei ratkaisua samalla kertaa saada.
– Minut yllätti se, että kaikki meni niin hyvin. Että saatiin prosessi vietyä läpi, pysyttiin aikataulussa, saatiin oikeat ihmiset paikalle, saatiin jäsennelty raportti. Olisin olettanut, että joissain kohdissa olisi ollut hämäräksi jääneitä osa-alueita, joista ei ehdittäisi puhumaan tarpeeksi. Keskustelu fokusoitiin kuitenkin niin hyvin, ettei jäänyt. Kaikkein tärkein kysymys oli rajattu niin tiukasti, että rönsyilevässäkin keskustelussa päästiin takaisin aiheeseen, tuumii Aleksi.
– Prosessi etenee kuin juna ja myös pakottaa löytämään yhteisen osuuden, vaikka osallistujat olisivat erimielisiä. Business ownerilla on puheenjohtajan ääni ja päätösvalta, ja roolitus helpottaa etenemistä, tarkentaa Lauri Instalta.
Menetelmä työkalupakissa
– Jäi positiivinen olo siitä, että on tällainen menetelmä työkalupakissa. Jos ja kun tulee vastaava tarve niin tietää, että tällainen on olemassa. Kenties design sprintin ajattelutapa voi myös auttaa ohjaamaan ja fokusoimaan uuden luomista: kannattaa keskittyä yhteen asiaan kerrallaan, ratkaista sen mitä on ratkaistavissa ja jättää epävarmat kohdat ratkaistavaksi myöhemmin, tuumaa Risto.
– Käyttäisin samaa menetelmää uudestaan ja usein olenkin jonkin haasteen äärellä miettinyt, että tähänhän se voisi sopia, sanoo myös Aleksi. – Seuraavaksi tulisi pohtia, millaisella prosessilla tunnistetaan asiat, joihin sitä kannattaa käyttää.
– Minulla jäi vahva usko siihen, että tämä toimii sellaisissa tilanteissa, joissa tarvitsee tuottaa konsepti tai validaatio jollekin konseptille. Menetelmä ei toki ole hopealuoti kaikkiin ohjelmistotuotannon haasteisiin, mutta paikkansa sillä on, Risto summaa.
Etäajan Design Sprint?
Design sprint irrottaa osallistujansa tavallisesta työarjesta intensiiviseen työskentelyjaksoon post-it-lapuille tallentuneiden ajatuskulkujen keskelle, omaan eristettyyn tilaan, jonka maailmaan aina aamuisin viikon verran palataan. Voiko tällainen mitenkään onnistua näin etäaikana? Pääseekö tällöin samaan tunnelmaan, miten keskustelu rakentuu ja mitä se vaatii? Instan fasilitaattori Sami Surakka vastaa.
”Saimme juuri vetämästämme etäsprintistä todella myönteistä palautetta, ja asiakas suosittelisi sprintiä muillekin. Onnistumisen avaimia olivat esimerkiksi:
osallistujien innostus, sitoutuminen ja luottamus fasilitointiin
sopiva määrä oikeita henkilöitä paikan päällä ja selkeä vastuutus heidän välillään
sprintiin kohdistuneiden odotusten hallinta, jota täydennettiin ennen sprintiä pidetyillä tarkentavilla tapaamisilla
riittävät tauot, jotka intensiivisessä etätyöskentelyssä ovat erityisen tärkeitä
toimivat työkalut, joihin perehdyttiin etukäteen muutaman minuutin ennakkotehtävän avulla
Ratkaistava ongelma oli myös sopivan kokoinen menetelmälle. Vaikka valmistautuminen etukäteen ei ole design sprintissä vaatimus, tekemämme kevyt pohjustustyö auttoi ongelman haarukoinnissa.
Yleisesti sanottuna etäsprintin haasteet ovat samanlaisia kuin menetelmän yleensäkin. Tunnelmaankin on mahdollista päästä: eräs asiakkaamme kommentoi palautteessaan, että välillä tuntui siltä kuin olisimme oikeasti olleet samassa huoneessa!”
