Merellisellä tehtäväkentällä merivartioston johdettavana on kahdeksan merivartioaseman verkosto sekä vartiolaiva Turva. Toisena Rajavartiolaitoksen merivartiostoista Suomenlahden merivartioston vastuualue ulottuu itäiseltä merirajalta Hangon tasalle. Tuoreimpana tehtävänä Suomenlahden merivartiosto vastaa myös Suomen talousvyöhykkeellä ja Suomen aluevesien aavalla selällä ympäristövahinkojen torjunnasta.
Suomenlahden merivartioston apulaiskomentaja, komentaja Mikko Simola kertoo viestinnän osa-alueen harjoittelun merkityksestä laajan tehtäväkentän viranomaistoiminnassa sekä viestintään keskittyvästä harjoituksesta, jossa hyödynnettiin Instan Trasim-harjoitusalustaa.
Viestintä ja johtaminen kulkevat käsi kädessä
Itämeren merellisen ympäristön suojelukomissio Helcomin alaisuudessa toteutettavaan vuotuiseen Balex-harjoituskokonaisuuteen kuuluu useita harjoituksia, kuten tänä vuonna Suomen järjestelyvastuulla oleva laajempi harjoitus elokuussa 2021. Osana siihen valmistautumista järjestettiin kevään aikana tabletop-harjoitusten lisäksi viestintään keskittyvä osaharjoitus, johon luotiin todentuntuisuutta Trasim-harjoitusalustan avulla.
Taustalla oli tarve saada tehostettua harjoittelua koronatilanteen erityispiirteet huomioiden ja pohtia, miten saada luotua todentuntuiset harjoitusolosuhteet erityisesti viestintää koskien. Viestinnän osa-alueen harjoittelu on osa kriisitilanteiden johtamisen harjoittelua.
– Näen johtamisen ja viestinnän yhtymäpinnan tiiviinä. Kun viestintä operaatiolinjana toimii ja tukee omia suoritteita ja toimenpiteitä, kevennetään paitsi ulkopuolelta eli mediasta ja kansalaisilta kysymysten muodossa tulevaa painetta, myös toivon mukaan helpotetaan omien yksiköiden työtä kentällä. Korona-aikanakin ollaan saatu paljon käytännön esimerkkejä siitä, että oikea-aikaisella tiedonjakamisella ja viestinnällä on keskeinen rooli – ja että se kulkee käsi kädessä johtamisen kanssa, pohtii Simola.
Todentuntuinen harjoittelu testaa tehokkaasti toimintavalmiutta
Monialaisen merionnettomuuden johtamisharjoitukseen liittyvässä yhden päivän kriisiviestintäharjoituksessa Instan Trasim-alusta tarjosi tilanneskenaarioita, jotka keskittyivät häiriötilanteeseen merialueella. Mukana oli Suomenlahden merivartioston lisäksi Länsi-Suomen merivartioston ja Rajavartiolaitoksen esikunnan henkilöstöä.
– Etukäteen suunniteltujen, harjoitusalustan kautta syötettyjen tilanneskenaarioiden avulla saatiin luotua harjoitukseen vuorovaikutusta ja todentuntuisuutta. Oman arvioni ja jälkeen päin käytyjen keskustelujen perusteella tällä tavoin päästiin hyvin testaamaan henkilöstön osaamista: tilanteeseen heittäytyminen ja tietty pelialustan luoma toimintatarvepaine edistivät oppimista ja toivat todentuntua harjoitukseen, komentaja Simola kertoo.
– Trasim-harjoitusalusta oli itselleni ja valtaosalle organisaatiossamme uusi. Henkilöstön palautteesta kävi ilmi, että syötteitä tuli hyvin runsaasti. Itse näen, että syötemäärä oli realistinen ja verrattavissa esimerkiksi pandemia-ajan rajoitusten alkamiseen liittyvään monta päivää jatkuneeseen kyselypaineeseen.
– Viranomaisen näkökulmasta oma aktiivisuus viestinnässä on tuollaisessa tilanteessa tärkeää. Keskeistä on toistaa faktoja, varmistaa, että omat viestit ovat oikein ja tarvittaessa puuttua räikeimpiin mediassa tai yhteiskunnallisessa keskustelussa liikkuviin virheviesteihin. Näin kyetään rauhoittamaan tilannetta ja tukemaan omaa operatiivista toimintaa.
– Merialueella tapahtuvan toiminnan harjoituksessa erityispiirteenä oli myös se, että käytössä oli merenkulun virallinen kieli englanti sekä Suomen kaksi virallista kieltä. Olen omalla kohdallanikin huomannut, että viestiminen on tositilanteessa sujuvampaa, kun on käynyt asioita eri kielillä läpi jo etukäteen harjoittelemalla, huomioi Simola.
Tiivis ja kattava harjoitus
Yksi näkökulma harjoituksessa olivat etäaikana lisääntyneet digitaaliset työkalut. Harjoituksessa saatiin jatkoa ajatellen huomioita esimerkiksi siitä, miten eri alustat ja etäyhteysharjoitteluvälineet tulisi saada keskustelemaan keskenään. Yhtä aikaa monialaisen merionnettomuuden johtamista harjoittavan työpöytäharjoituksen kanssa järjestetty kriisiviestintäharjoitus eteni tehokkaasti aikataulussa.
– Henkilökohtaisesti voin todeta, että olin positiivisesti yllättynyt siitä, miten hyvin tekniikka toimi. Harjoituspäivä oli laadittu siten, että saatiin harjoiteltua kolme erilaista osiota. Kaikki osiot päästiin käymään läpi, kuten oli etukäteen suunniteltu. Vaikka pelattavaa olisi riittänyt pidemmäksikin aikaa, siirryttiin kellon mukaan aina eteenpäin. Näin saatiin kattava ja tiivis harjoitus, joka herätti ilman muuta myös ajatuksia tulevaisuuden hyödyntämismahdollisuuksista, Simola arvioi.
Esimerkiksi viranomaisyhteistyön ja erilaisten toimijoiden yhteistyön merkitys korostuu Merivartioston tehtäväkentässä, mikä olisi Simolan mukaan hyvä huomioida harjoitustoiminnassa. Poliisi, tulli, pelastuslaitokset, Merivoimat, ensihoito, vapaaehtoiset meripelastajat, liikenne- ja ympäristöviranomaiset, varustamot ja kaupalliset toimijat ovat tekemisissä Merivartioston kanssa päivittäin operatiivisessa toiminnassa. Harjoitusalustaa on mahdollista hyödyntää myös eri toimijoiden välisen tiedonvaihdon ja roolituksen edelleen kehittämiseen.
– Ainakin viranomaiskentässä on syytä hyödyntää harjoituksia tositilanteissakin vääjäämättä eteen tulevan yhteistoiminnan testaamiseen, kuten tilannekuvan muodostamiseen ja suunnitelma- ja johtamisvalmiuden testaamiseen.
Harjoitustoiminnan toteuttaminen laadukkaasti kannattaa
Trasim-harjoitusalustan avulla pystytään luomaan mukaansatempaava ja todentuntuinen harjoitustilanne, jossa päästään sekä testaamaan osaamista henkilökohtaisella tasolla että päivittämään häiriötilanteiden viestintäsuunnitelmaa harjoituksessa kerättyjen oppien avulla.
– Harjoitustoiminta on turvallisuusviranomaisen osaamisen ylläpidon ja kehittämisen kannalta erittäin tärkeää. On myös tärkeää pohtia uusia keinoja, joilla voidaan elävöittää harjoitustoimintaa ja lisätä tositilanteen tuntua, jotta päästään testaamaan etukäteen laadittuja toimintaprosesseja ja toimenpidekortteja ja niiden paikkansapitävyyttä. Samalla päästään suljetussa harjoitusympäristössä viestinnän osalta pohtimaan, mikä on suunniteltujen viestintäresurssien riittävyys ja miten sillä voidaan tukea toiminnan johtamista, Simola pohtii harjoitustoiminnan ja kriisiviestintäharjoitusten merkitystä.
Harjoitusalusta palvelee myös eri tasoja harjoittelevissa organisaatioissa.
– Näen, että jo harjoitusskenaarion suunnitteluun on hyvä sitoa toimijoita organisaation eri tasoilta, jotta voidaan suunnitella päätavoitteeltaan ja fokukseltaan sellainen harjoitus, joka testaa tilannetietoisuuden oikeellisuutta ja yhtenäisyyttä eri tasoilla, sanoo Simola.
– Tietysti on huomioitava, että päivittäisten operatiivisten tehtävien takia harjoitteluun käytössä oleva aika on rajallinen, kuten kaikissa organisaatioissa. Juuri tästä syystä harjoitus kannattaakin suunnitella laadukkaasti ja keskittyä myös etukäteen pohtimaan, miten siitä saadaan parhaiten tehoja ja lisäarvoa irti esimerkiksi skenaariota elävöittämällä.
Viestinnän harjoittelu kehittää varautumista kaikilla tasoilla
Mikko Simola näkee elävöitetyllä harjoittelulla lukuisia hyötyjä ja hyödyntämismahdollisuuksia myös jatkossa:
– Saimme harjoituksista hyviä kokemuksia, ja varmasti on syytä pohtia, miten ja missä viitekehyksessä harjoitusalustoja hyödynnetään elävöittämiseen jatkossa. Rajavartiolaitoksen laajan tehtäväkentän johtovastuun takia näkisin, että monialaisuutta ja sen tuomia haasteita olisi hyvä harjoitella esimerkiksi laaja-alaisilla skenaarioilla, jossa syötteitä tulee eri tehtäväkentistä. Erityisesti harjoituksiin liittyvän viestinnän osalta harjoitusalusta tarjoaa hyviä mahdollisuuksia.
– Olin tällä kertaa mukana viestintäharjoituksen skenaarion laadinnassa ja harjoituksen osallistujana, ja minulle jäi yhteistyöstä positiivinen kokemus. Näkisin, että tämän kokemuksen perusteella harjoitusten suunnittelu yhdessä on jatkossa vielä helpompaa ympäristön käydessä tutuksi. Samaten etukäteen pystytään pohtimaan sujuvan harjoituskokemuksen toteuttamista eri alustojen ja Rajavartiolaitoksen käyttämän tuve-ympäristön sekä mahdollisten muiden yhteyksien kannalta.
– Kriisi- ja häiriötilanteiden johtamista ja viestintää harjoittelemalla voimme vaikuttaa siihen, että saamme henkilöstömme tietoisuutta paremmaksi tositilanteiden varalle siitä, miten johtamiseen ja viestintään esimerkiksi monialaisessa merellisessä onnettomuudessa tulee olla varautunut. Harjoittelu mahdollistaa myös perustoimintamallien läpikäynnin ja kertaamisen sekä toimenpidekorttien kehittämisen harjoituskokemusten perusteella. Pelitilanne testaa toimintaprosesseja ja kuormitusta paineessa, ja tilanneskenaarion syötteiden kautta harjoittelu on hyvin avartavaa ja opettavaista. Todentuntuisuuden lisääminen harjoitteluun palvelee organisaation varautumista huomattavalla tavalla, Simola summaa.
Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!
Joel Muujärvi
Projektipäällikkö
Varautumisen palvelut
Insta Advance
Espoo
etunimi.sukunimi (at) insta.fi
Marko Väinölä
Projektijohtaja
Varautumisen palvelut
Insta Advance
Espoo
etunimi.sukunimi (at) insta.fi
Anna Lankinen
Security Specialist
Varautumisen palvelut
Insta Advance
Tampere
etunimi.sukunimi (at) insta.fi
