Mikä on työpöytäharjoitus?
Työpöytäharjoitus on varautumisen harjoitustoiminnan keskeisin harjoitusmuoto. Sen merkitys ja rakenne ovat samanlaisia toimialasta riippumatta. Työpöytäharjoituksessa osallistujat kokoontuvat saman pöydän ääreen keskustelemaan harjoituksen kohteena olevasta aiheesta.
Kolme esimerkkiä työpöytäharjoituksen hyödyntämisestä:
Organisaatiosi toimintaympäristö on muuttunut. Asiantuntijat ja johto haluavat pohtia muutosten vaikutuksia varautumisen vaatimuksiin. Muodostetaan kehitystoimien lista painopisteineen.
Organisaatiosi ja sen varautumisen vastuut on uudistettu. Suunnitelmat pitää päivittää. Tilannetta arvioidaan uhkaskenaarioita hyödyntäen ja samalla päivitetään toimintamalli ja ohjeet.
Organisaatiosi on valinnut palveluntarjoajan toteuttamaan kyberturvallisuuden valvontapalvelun (SOC). Palveluntarjoajan kanssa käydään läpi tehtävät ja vastuut, ja luodaan yhteinen toimintamalli.
Työpöytäharjoituksen avulla koulutetaan osallistujille varautumisen tehtävien ja ohjeiden sisältöä sekä yhteisiä toimintamalleja. Niitä voidaan myös luoda ja kehittää harjoituksessa. Muita harjoituksen tavoitteita voivat olla toimijoiden välinen verkottuminen ja verkoston toiminnan kehittäminen. Usein tavoitteena on myös osallistujien tietoisuuden ja kiinnostuksen lisääminen ajankohtaisista aiheista.
Harjoituksen kohderyhmänä voi olla esimerkiksi organisaation laaja-alaisen häiriötilanteen hallinnasta vastaava ryhmä: valvomotiimi, tietohallinto, ylempi johto ja viestintätiimi. Sidosryhmistä voidaan kutsua mukaan palveluntuottajia, yhteistyökumppaneita, asiakkaita tai viranomaisia.
Miten työpöytäharjoitus toteutetaan?
Työpöytäharjoitukset ovat kevyitä toteuttaa. Jo muutamalla valmistelupalaverilla voi rakentaa sisällön harjoitukselle, joka kestää muutamasta tunnista yhteen työpäivään. Harjoituksessa voidaan hyödyntää esimerkiksi ennakkotehtäviä, asiantuntija-alustuksia, rastitehtäviä ja skenaariopohjaisia ryhmätöitä. Lisäksi työpöytäharjoitus on helppo yhdistää osaksi teknistä, kenttä- tai toiminnallista harjoitusta.
Taitava harjoituksen johtaminen ja ohjaaminen eli fasilitointi on tärkeä onnistumisen osatekijä. Osaava fasilitaattori suunnittelee ennalta, miten harjoittelijat ohjataan sujuvasti läpi harjoituksen eri tehtävien ja yhteisten etätyöalustojen tai harjoitustilojen. Fasilitointiin kuuluu osallistujien motivointi ja harjoitussisällön kuvaaminen ymmärrettävästi osaksi organisaation varautumisen kehittämistä. Havaintojen, palautteen ja kehittämisehdotusten kerääminen ja dokumentointi tulee suunnitella hyvin jo ennalta. Mitä paremmin dokumentointi on suunniteltu, sitä tehokkaammin ja laadukkaammin onnistuu myös raportointi.
Miksi ja miten kannattaa hyödyntää konsulttia?
Kokenut fasilitaattori pystyy rakentamaan hyödyllisen työpöytäharjoituskokonaisuuden pienellä vaivalla. Jos omassa organisaatiossasi ei ole kokemusta työpöytäharjoituksien järjestämisestä, konsultin palkkaaminen voi olla hyödyllistä. Konsultin käytön etuna onkin yleensä hyvä fasilitointiosaaminen. Se sisältää kyvyn toteuttaa valmistelutyö ja harjoituspäivä laadukkaasti. Konsultin käyttö on perusteltua myös, jos asiakasorganisaatiolla ei ole omaa henkilöstöä irrotettavaksi harjoituksen valmisteluun.
Konsulttia palkattaessa tulee varmistua, että konsultilla on kokemusta vastaavista projekteista ja että konsultin työstä jää organisaatiosi käyttöön hyviä työtapoja ja -välineitä. Yksi tapa edetä on se, että ensimmäinen harjoitus toteutetaan konsultin tukemana. Harjoituksen jälkeen organisaatiossa arvioidaan millaisia työpöytäharjoituksia kannattaa jatkossa järjestää omin voimin ja mihin kannattaa palkata konsultti.
Miten Insta voi auttaa?
Insta toteuttaa työpöytäharjoituksia toimialariippumattomasti. Olemme toteuttaneet harjoituksia esimerkiksi kyberturvallisuuden ja tulvavarautumisen osa-alueilla. Kiinnitämme erityistä huomiota tehokkaaseen valmisteluun, asiakkaiden tarkkaan kuunteluun ja käyttökelpoisten tulosten tuottamiseen sujuvasti osana harjoitusprojektia. Meillä on myös hyvää kokemusta harjoitusten toteuttamisesta etänä.
Jos sinua kiinnostaa työpöytäharjoituksen järjestäminen osana organisaatiosi tai verkostosi harjoitusohjelmaa, ota yhteyttä. Katsotaan yhdessä millainen työpöytäharjoitus olisi paras vaihtoehto sinun organisaatiollesi.
Ota meihin yhteyttä:
Lue lisää Instan osaamisesta ja asiakastarinoista täältä
Lue kuvaus kyberturvallisuuden työpöytäharjoituksesta Kyberturvallisuuskeskuksen sivustolta.
#harjoitustoiminta #työpöytäharjoitus #ttx #tabletop #fasilitointi #kyberharjoitus #kyberturvallisuus #jatkuvuudenhallinta #varautuminen #valmiusharjoitus #valmius #tilannekuva #tilannetietoisuus
Martti Setälä
Martti Setälä toimii Insta Trust Oy:ssä asiakkuus- ja kehitysjohtajana. Hän auttaa yrityksiä ja viranomaisia valmius- ja kriisintilanteiden hallinnan kehittämisessä.
