Vallitsevan maailmantilanteen takia yrityksen jatkuvuudenhallinta ja kokonaisturvallisuuden varmistaminen on ajankohtaisempaa kuin koskaan. Optimaalisessa tilanteessa suunnitelmia ei koskaan tarvita, mutta siitä huolimatta ne on syytä olla olemassa. Jos riskit realisoituvat, ennakointi luo hyvät edellytykset liiketoimintojen ja keskeisten prosessien turvaamiseen sekä palauttamiseen.
Muuttunut toimintaympäristö edellyttää olemassa olevien suunnitelmien kriittistä tarkastelua
Yrityksen kokonaisturvallisuus ja näin ollen myös jatkuvuudenhallinta ovat yhdistelmä digitaalista ja fyysistä turvallisuutta. Turvallinen digitalisaatio perustuu siihen, että tietojärjestelmät rakennetaan alusta asti kyberturvallisuus huomioiden. Vain siten digitalisaatiolla voidaan saavuttaa toivotut tavoitteet.
Kyse ei kuitenkaan ole vain teknisistä sekoista, vaan myös arjen turvallisuudesta. Yrityksen on huolehdittava siitä, että toimitilat ovat turvallisia ja henkilöstön perusvalmiudet turvallisuuden osalta ovat hyvät. Kyse on yksinkertaisista mutta sitäkin tärkeämmistä asioista kuten esimerkiksi salasananhallinnasta ja kulunvalvonnasta.
Jos edellä mainitut seikat ovat hyvällä tasolla, perusta on kunnossa. Siitä huolimatta yritys ei voi jättää muuttunutta turvallisuusympäristöä huomioimatta: vallitseva tilanne aiheuttaa uusia riskitekijöitä ja myös niihin on varauduttava. Se edellyttää tehtyjen suunnitelmien, riskiarvioiden ja toimenpiteiden kriittistä tarkastelua ja jopa päivittämistä.
Tunnista ja priorisoi tärkeimmät prosessit, määritä vastuut
Ensimmäinen tehtävä on linkittää vallitseva maailmantilanne ja yrityksen toiminta yhteen. Yritysten on tunnistettava uhkakuvat ja häiriötilanteet, jotka tässä ajassa ja yrityksen toiminnan huomioon ottaen ovat relevantteja. Samalla on kartoitettava yrityksen liiketoiminnan kannalta kriittisimmät prosessit ja tehtävät sekä määriteltävä, miten niiden turvaaminen ja varmentaminen priorisoidaan. Esimerkiksi rahaliikenteen hallinta on monessa yrityksessä kriittinen toiminta, sillä jo muutaman päivän katkoksella voi olla hankalia seurauksia. Kun ylimääräistä aikaa ei ole, askelmerkkien on oltava valmiina.
Tunnistetut tehtävät ja toimenpiteet on hyvä pilkkoa osatehtäviin ja jokaiselle osa-alueelle on määriteltävä oma vastuuhenkilö. Myös varahenkilöt on hyvä nimetä, jotta esimerkiksi sairauspoissaolot, lomat tai matkat eivät viivästytä toimenpiteitä. Suunnitelmia on kannattavaa myös harjoitella.
Viestintä lisää turvallisuudentunnetta
Tässä ajassa yrityksiltä edellytetään äärimmäisen hyviä viestintävalmiuksia, sillä jatkuvuudenhallintaa ei voi toteuttaa tyhjiössä. Vaikka häiriötilanne ei olisi asiakkaan tai muun sidosryhmän kannalta vakava, voi viestinnästä pidättäytyminen näyttää siltä, että yritys salaa jotain. Tällä voi olla vaikutuksia yrityksen maineeseen, eikä sitä voi ohittaa. Monissa tapauksissa sidosryhmille on hyvä tarjota esimerkiksi helpdesk tai vähintään lista usein kysytyistä kysymyksistä.
Oman aspektinsa tuo myös informaatiovaikuttaminen. Todennäköistä on, että yrityksiin kohdistuu yhä enenevissä määrin vaikuttamista, jossa esimerkiksi todellista ja vääristeltyä tietoa yhdistetään keskenään. Kun kyse on tämän kaltaisesta yhdistelmästä, voi valheen tunnistaminen olla vaikeaa ja suurelle yleisölle levitessä se voi viedä uskottavuutta koko organisaatiolta ja jopa lamauttaa sen toiminnan kokonaan. Paras tapa vastata informaatiovaikuttamiseen on kertoa totuus, mutta sitäkin voidaan teknologian keinoin häiritä. Viestinnän osalta ei siis riitä, että suunnitelma linjaa, kuka kirjoittaa tiedotteen. Kantaa on otettava myös siihen, ketä missäkin tilanteessa informoidaan, miten asiakkaat kontaktoidaan ja miten sisäinen viestintä hoidetaan.
Viestinnällä on tärkeä merkitys myös jatkuvuudenhallintaan liittyvien suunnitelmien jalkauttamisessa. Viestinnän tehtävä on muun muassa perustella suunnitelmien tärkeys, sillä se motivoi työntekijöitä toimimaan suunnitelmien mukaisesti. Vallitsevassa turvallisuusympäristössä viestintä myös lisää turvallisuutta: sen avulla voidaan osoittaa, että meillä on valmius suoriutua haastavissakin tilanteissa ja kyky jatkaa toimintaa niiden jälkeen.
Jatkuvuudenhallintaa ei voi ulkoistaa, mutta apua on saatavilla
Muuttunut turvallisuusympäristö on tässä ja nyt, ja siihen on hyvä reagoida mahdollisimman pian. Jos oman organisaation resurssit eivät riitä, voi apua pyytää myös kumppaneilta. Päätöksentekoa ei voi ulkoistaa, mutta riskien tunnistamisessa, vaihtoehtojen kartoittamisessa ja suunnittelussa voi tukeutua ulkopuolisiin asiantuntijoihin.
Kokonaisturvallisuuden hallinta, digitaalinen turvallisuus ja jatkuvuussuunnittelu ovat Instan erityisosaamista. Olemme monen huoltovarmuuskriittisen yrityksen luotettu kumppani ja puolustusvoimien strateginen kumppani. Autamme asiakkaitamme toimimaan muuttuneen maailman edellyttämällä tavalla.
.jpg)
