Ensireaktiollamme muutosta kohtaan on tutkimustenkin perusteella merkittävä vaikutus siihen, miten suhtaudumme muutokseen jatkossa. Koemmeko sen esimerkiksi mahdollisuutena, uhkana, stressiä aiheuttavana vai hankalasti ymmärrettävänä. Olemme kiinnostuneita siitä, miten muutos koskettaa minua ja miten se vaikuttaa juuri minuun.
Jos koemme muutoksen aiheuttavan meille haittaa, aiheuttaa se pelkoa, epävarmuutta ja stressiä sekä lisää kielteisiä tunteita muutosta kohtaan. Menetyksen mahdollisuus ja uhka omaa työtä kohtaan johtavat negatiivisiin vaikutuksiin työtehtäviin, työsuhteisiin, turvallisuuden tunteeseen ja työn vakauteen. Jos taas näemme muutoksen mahdollisuutena, innostumme siitä ja omaksumme sen helpommin.
Ensireaktioon tarvitaan ensimmäinen impulssi tai vihje muutoksesta. Kuinka saamme tiedon, kuka sen on kertonut, millä tavoin siitä on puhuttu tai kirjoitettu vai onko jopa jätetty kokonaan kertomatta? Muun muassa näillä kaikilla seikoilla on vaikutusta siihen, mikä reaktiomme on. Oli sitten ensimmäinen impulssi mikä tahansa, on se saavuttanut vastaanottajansa vuorovaikutuksen kautta. Muutoksen kannalta onkin hukattu mahdollisuus, jos ensivaikutelma muodostuu esimerkiksi toisen käden tietojen kautta tai juorujen pohjalta.
Viestintä on yhteisen ymmärryksen luomista
Viestintää ei kannata nähdä rakettitieteenä, tai kuvitella, että onnistuneen viestinnän edellytyksenä on kauniisti kirjoitettu pitkä tarina. Viestintä on ihan normaalia vuorovaikutusta. Siinä tärkeintä on yhteisen ymmärryksen muodostaminen, ei siis tiedon välittäminen toiselle. Muutoksesta viestiessä onkin hyvä pysähtyä hetkeksi miettimään, miten muutos näyttäytyy toisen silmin. Asettumalla toisen asemaan, on mahdollista löytää näkökulmia aitoon vuorovaikutukseen ja löytää keinot keskustella hankalistakin asioista.
Ymmärtämättömyys muutoksen syistä, luonteesta ja seurauksista lisäävät luontaisesti vastustusta ja hankausta, joten vastatoimena on lisätä ymmärrystä vastaanottajan tarpeiden mukaisesti. On turhaa käyttää hienoja trendisanoja, joita kohderyhmä ei ymmärrä tai jotka eivät tunnu omilta. Viestin on oltava uskottava ammattiryhmästä riippumatta, unohtamatta oikeanlaista kohtaamista ja saavutettavuutta. Tärkeää olisi löytää keinot kertoa muutoksen vaikutuksista konkreettiselta tasolla: kuinka ne vaikuttavat arkeemme ja toimintaamme.
Yksinkertaisimmillaan vuorovaikutus on puhumista ja kuuntelemista, keskustelua kahden tai useamman ihmisen välillä. Jo pelkästään ilmeillä, eleillä, äänenkäytöllä, hengityksellä, tauotuksella ja puherytmillä on merkittävä vaikutus siihen, millaista vuorovaikutusta käymme.
Vauhdita muutosta ruokkimalla kiinnostusta
Olemme luontaisesti uteliaita muutosta kohtaan ja haluamme oppia uutta. Kun muutoksesta viestittäisiin näihin piirteisiin vetoavalla tavalla, voisi se herättää yksilöissä enemmän kiinnostusta ja positiivisia mielikuvia sekä luoda kosketuspintaa yksilön ja muutoksen välille. Ehkä muutos pitäisikin paketoida viestinnällisin keinoin houkuttelevammaksi, kuitenkaan tosiasioita piilottelematta.
Muutostilanteissa viestintä ei lopu siihen, että muutoksesta on kerrottu kerran. Vuorovaikutus on läsnä koko muutoksen ajan, tukemassa ja juurruttamassa sitä osaksi arkea. Työskentelymme etänä ja hybridimallilla ovat tuoneet mukaan omat haasteensa vuorovaikutuksen rakentumiseen, joiden vaikutuksia ei tule aliarvioida.
Todennäköisesti joudumme jatkossa kiinnittämään myös entistä enemmän huomiota työntekijöiden tavoitettavuuteen ja siihen, että viestit ovat varmasti tavoittaneet henkilöt, joita ne koskettavat ja että he ovat ymmärtäneet ne. Elämme jatkuvassa viesti- ja informaatiotulvassa, joka vyöryy meille joka suunnalta. Huomiotamme vaaditaan useista eri kanavista ja altistumme toistuvasti erilaisille ärsykkeille. Alamme olla turtuneita jatkuville viesteille, jolloin olennaiset ja tärkeät viestit saattavat hautautua houkuttelevimpien viestien alle. Viestijän tuleekin tuntea kohderyhmänsä: mistä kanavasta heidät tavoittaa ja millä keinoin heidän huomionsa saa herätettyä.
