Open search

    Kriisistä ulos tuleminen kehittää organisaation resilienssiä ja auttaa muutosmatkalla

    Paluu kriisimoodista kohti normaalimpaa arkea kannattaa tehdä hallitusti. Instassa paluu uuteen normaaliin toteutetaan projektina, jonka kautta kehitämme resilienssiämme. Projektissa on myös yhtymäkohtia jatkossa tehtäviin muutosprojekteihin, jotka liittyvät Instan strategiseen muutosmatkaan. Esimerkiksi muutoksiin liittyvän dialogisuuden tärkeys on noussut esiin.

    Meillä Installakin lähdettiin loppukeväästä suunnittelemaan koronapandemian aiheuttamasta kriisistä ulos tulemista. Oli selvää, ettemme palaisi vanhaan kriisiä edeltäneeseen aikaan, sillä tilanteen voidaan odottaa jatkuvan erilaisena pitkään. Tämän lisäksi haluamme käyttää jatkossakin niitä hyviä asioita, jotka olemme löytäneet sinällään henkisesti rasittavan fyysisen etäännyttämisen aikana. 

    Paluu uuteen normaaliin

    Perustamamme projektityöryhmä tulee kesälomien jälkeen antamaan joukon ylemmän tason ohjeita ja kriteerejä, jotka keskittyvät henkilöstöön, asiakastapaamisiin ja muuhun sidosryhmäyhteistyöhön. Liiketoimintamme ja sen eri toimipisteet löytävät tahoillaan tavat toteuttaa ne erityistarpeisiinsa sopivina.

    Valmistelussa otimme huomioon, miten henkilöstön​ suhtautuminen työnteon tapoihin on muuttunut kriisin aikana ja mitä toiveita ja tarpeita on noussut esiin jatkon kannalta. Lisäksi asiakkaillamme on uudessa arjessa uudenlaisia tarpeita, ja voimme myös adoptoida heiltä hyviä tapoja. Katsoimme myös mitä mahdollisuuksia ohjeistaa uudella tavalla tukifunktiomme tunnistivat. Lisäksi otamme huomioon valtion, ministeriöiden ja aluehallintoviranomaisten sekä asiakkaidemme noudattamat rajoitukset ja suositukset.

    Tällä hetkellä menemme projektissa tilanteessa, jossa ohjeet on laadittu ja liiketoimintojen, myynnin ja talouden edustajat sekä työsuojeluvaltuutetut ovat katselmoineet ohjeistuksen. Seuraamme pandemian kehittymistä ja vastaamme muuttamalla tämän hetken ohjeistustamme tarpeen mukaan. Ne meistä, jotka pystyvät, jatkavat etätöissä elokuun loppuun asti. Uusien ohjeiden jakaminen ja esimiesten perehdyttäminen tehdään elokuun alkupuolella, kunhan olemme tehneet riskianalyysin sen hetken tilanteesta.

     

    Hallittu kriisistä ulos tuleminen on tärkeää

    Halusimme toteuttaa kriisistä ulos tulemisen hallitusti. Näin varmistamme turvallisuuden jatkossakin ja autamme työntekijöitä, asiakkaita, yhteistyökumppaneita ja muita tärkeitä sidosryhmiä. Kun kriisin akuutin vaiheen jälkeen voimme alkaa lieventämään rajoitustoimenpiteitä ja lisäämään toimeliaisuutta, edistämme sen myötä myös liiketoimintaa ─ uudessa arjessa turvallisuus edellä. Installe exit planin luominen oli erityisen tärkeää johtuen sekä huoltovarmuuskriittisistä toiminnoista että muista yhteiskunnan ja elinkeinoelämän kannalta merkittävistä palveluista, joita tuotamme.

    Tiesimme, että toimimattomuudella voisi olla monia ikäviä seurauksia, joilla on iso hinta. Jos jäisimme poteroihin, kilpailukykymme kärsisi. Jos taas palaisimme normaaliin arkeen hallitsemattomasti, voisimme vaarantaa ihmisten terveyden lisäksi toimituskykymme. Tämän lisäksi exit planin puuttuminen sisältäisi riskejä yritysmielikuvan osalta ─ Instaanhan on lupa luottaa. Ihmisten on myös voitava luottaa siihen, että he voivat pian siirtyä turvallisesti mahdollisimman normaaliin arkeen ─ se on tärkeää raskaan kevään jälkeen.

    Exit planin tekemisestä voi toisaalta seurata myös odottamattomia hyötyjä. Olemme todenneet, että se voi oikein toteutettuna vahvistaa kilpailukykyämme. Niin ikään meidän tulee nähdä tilanne strategisena mahdollisuutena auttaa asiakkaitamme vahvistamaan omaa muutosjoustavuuttaan.

     

    Kriisinajan johtaminen ja uuteen normaaliin palaaminen kysyvät erilaista otetta

    Kun lähdimme keväällä Installa johtamaan kriisiä, ymmärsimme melko nopeasti pandemian olevan hyvin ainutlaatuinen, erikoinen ja laaja-alainen, ja että tilanne tulisi eskaloitumaan. Näimme tarpeellisena perustaa koronatilannekuvaryhmän ja kokoontua sellaisella kokoonpanolla, jossa pystyisimme yhteisellä areenalla jakamaan tilannekuvan ja sen perusteella tekemään yhteisesti päätöksiä, jalkauttamaan toimenpiteitä, ja yhdessä tekemisen myötä myös sitoutumaan paremmin.

    Kriisivaiheessa soljahdimme sen ajan vaatimaan johtamismoodiin luontaisesti. Tilannekuvaa tuli päivittää ja ohjeistaa ihmisiä, ja HR:lle annettiin tehtävä tiedottaa tilanteeseen liittyvästä ohjeistuksesta.

    Huhti-toukokuun vaihteessa alkoi näyttää siltä, että meidän täytyy miettiä, miten tästä tullaan ulos. Projekti sai alkunsa, kun Instan johto päätti perustaa projektiryhmän valmistelemaan ohjeistusta, jonka fokuksena oli paluu niin sanottuun uuteen normaaliin. Ryhmä sai nimekseen Feeniks erään jäsenen ehdotuksesta, olimmehan eräänlaisen uudelleen syntymisen äärellä ─ paluu kriisiä edeltävään aikaan ei olisi mahdollista.

    Totesimme, että projekti liittyy muutosjohtamisen teemaan, ja on itseasiassa osa muutosjohtamisen prosessointia. Halusimme siten nimetä hieman kriisiajan johtamisesta poikkeavan ryhmän. Itse tulin mukaan Feeniks-projektin sponsoriksi, sillä vastaan Instassa strategiasta ja muutoshankkeista, joista raportoin johtoryhmään. Projektin vetäminen sopi tällöin hyvin muutosohjelmien johtajalle Tania Jarrettille. Muuten Feeniks-ryhmän kokoonpano muodostui pitkälti valmiustiimistä, joka oli ollut mukana kriisin alusta asti. Totesimme myös olevan äärimmäisen tärkeää ottaa viestintä kiinteästi mukaan projektiin heti suunnitteluvaiheessa. Ihmisillä on tällaisiin tilanteisiin liittyen epävarmuuksia, pelkoja ja toiveita, jolloin viestinnän merkitys korostuu. Kun lähdimme suunnittelemaan palautumista, päätimme, että dialogisuus kuuluu mukaan.

    Halusimme luonnollisesti myös liiketoiminnan näkökulman ja näkemyksen mukaan. Päätimme ottaa liiketoiminnan katselmointivaiheeseen keskustelemaan ja kommentoimaan valmisteltuja ohjeita. Tämä ratkaisu toimi hyvin, koska työryhmä oli jo lähtökohtaisesti tehnyt valmistelut huolella ja osannut ottaa huomioon eri näkökulmia. Avoimuutta ja läpinäkyvyyttä lisäsi myös se, että työsuojelutoimikunta katsoi ohjeet läpi omasta näkökulmastaan, jolloin he voivat paremmin tukea omassa roolissaan jalkauttamista.

     

    Kriisi voi auttaa oppimaan

    Työ projektissa on antanut uudenlaisia kokemuksia muutosten johtamisesta ja antanut vinkkejä siihen, mitä ottaa huomioon jatkossa strategisten muutoshankkeiden kanssa. Näen Feeniksin Instan kannalta pilottina esimerkiksi vuorovaikutteisesta osallistumisesta. Siitä on vaihtelevasti kokemusta eri yksiköissämme, mutta yhteisesti me vasta harjoittelemme sitä, miten löydämme yhteisen ymmärryksen viestintätapoihin.

    Projektin aikana olemme harjoitelleet muun muassa luomaan keskustelua uusilla tavoilla tai ottamaan käyttöön olemassa olevia kanavia uusissa paikoissa. Uusien toimintatapojen ja työkalujen ääressä esiintyy aina ennakkoasenteita ja epävarmuuksia, me olemme ihmisiä.

    Korona on ollut pilottihankkeeksi varsin vaativa teema ja tilanne on ollut vakava. Toisaalta poikkeuksellinen tilanne pakottaa ja ajaa harjoittelemaan uutta – kevyempi ja toisarvoisempi teema ei välttämättä olisi auttanut meitä löytämään yhteistä säveltä näin hyvin.

    Vaikka olen strategisen muutosmatkan puolestapuhuja, olen itsekin konservatiivisemman johtamislinjan aikakauden kasvatti monen muun tavoin, ja joskus pohdin mihin uudet toimintatavat meitä johtavat. Näen silti välttämättömänä, että otamme toiminnassa huomioon organisaation äänet ja kuuntelemme henkilöstön mielipiteitä ja ajatuksia. Muuten ohitamme osaavien, työssä oppineiden ja asiakasta lähellä olevien asiantuntijoidemme tiedon ja ideat. Keskustelukulttuuriin opetellaan ja totutaan. Etsimme parhaita mahdollisia ratkaisuja Installe, ja meillä on sama päämäärä, vaikka meillä voikin olla erilaisia ajatuksia, miten sinne päästäisiin.

     

    Koskaan ei ole liian myöhäistä kehittää oman yrityksen resilienssiä

    Mitä sitten kannattaisi ottaa huomioon, jos aikoo tehdä exit planin? Mielestäni ajoitus on hirveän tärkeä. Ajoitukset olivat kohdillaan niin Suomessa kuin Installakin kriisissä ─ reagoitiin silloin, kun ohjeilla ja säännöillä ja päätöksillä oli mahdollisuus vaikuttaa. Myös kriisistä ulos tultaessa on tärkeää toimia ajoissa, ettei synny vahinkoa toimimattomuudesta tai hallitsemattomasta paluusta.

    Joka tapauksessa exit planin tekeminen tulevia tilanteita varten on tärkeää. Emme me tee tätä ainoastaan pandemian tätä aaltoa tai vain tätä pandemiaa varten – suunnitelma on käyttöönotettavissa ja hyödynnettävissä uudelleen, viilattuna tilanteen vaatimalla tavalla. Se on osa resilienssin kehittämistä, ja organisaatio oppii johtamaan tällaisia tilanteita. Tämän neuvon haluaisinkin antaa organisaatioille exit planin suunnitteluun ja toteuttamiseen: koskaan ole liian myöhäistä kehittää oman yrityksen resilienssiä.

     

    Kirjoittaja

    Asko Järvenpää

    Asko:

    ”Itselläni on talousjohtamisen tausta ja viime vuodet olen vastannut mm. Insta-tason strategian prosessoinnista, yritysjärjestelyistä ja rahoituksesta. Olen havainnut, että usein vaikeina aikoina strategia koetaan luotaantyöntäväksi ja epäkiinnostavaksi, vaikka sen primäärinä tehtävänä on tuottaa ja ylläpitää yhteistä suuntaa, mikä myös kriisissä on äärimmäisen tärkeää. Onnistuessaan strategia yhdistää yrityksen eri osia kokonaisuudeksi. Strategia ja jatkuva ennakointi on yrityksen menestymisen edellytys ja vahva talous toiminnan jatkuvuuden edellytys.”