Martti Setälä - 21.9.2017

Harjoitus tekee mestarin – valmius- ja kriisijohtamisharjoittelun kehitysnäkymiä

Tänä päivänä organisaatioilta vaaditaan nopeaa reagointikykyä. Kriisit voivat syntyä minä vuorokauden aikana tahansa eikä sosiaalinen media lomaile tai nuku. Resurssit ovat tiukalla ja keskeisiä toimintoja hoidetaan verkostoina. Vaikka kaikkiin yllätyksiin ei pysty varautumaan, ovat valmiudet kohdata poikkeustilanteet ja kyky selvitä niistä minimaalisin vahingoin huomattavasti paremmat, kun vastaavia tilanteita on etukäteen harjoiteltu. Harjoittelu onkin käytännönläheinen ja usein ainoa tapa testata ja kehittää toimintavalmiuksia kriisi- ja häiriötilanteiden varalta. Harjoittelu on myös hyvä tapa verkostoitua ja kehittää yhteistoimintaa keskeisten sidosryhmien kanssa. Parhaimmillaan tehokas reagointi ja hyvä kommunikointi voivat pelastaa yrityksen maineen. Sattumaa siis kannattaa harjoitella.

Valmius- ja turvallisuusharjoittelu on vielä yllättävän paljon kiinni vanhoissa käytännöissä. Harjoitusten valmisteluprosessit ovat pitkiä ja raskaita, ja harjoituspäivinä tilannesyötteet annetaan perinteiseen tapaan paperilla. Karttaharjoituksissa käydään analyyttista keskustelua, mutta tilanteet eivät välttämättä aiheuta sydämentykytyksiä tai innostusta. Harjoitusten johtopäätökset jäävät usein pienen piirin keskusteluun, eikä niistä synny kunnollisia kehitystoimenpiteitä, jotka vietäisiin jämäkästi läpi toteutuksen uusiksi voimavaroiksi ja osaamisiksi.

Näihin haasteisiin pyritään vastaamaan monin eri tavoin. Useilla eri alojen toimijoilla harjoitustoiminnan kehittämisfokus on tällä hetkellä seuraavissa asioissa:

  • Harjoitusten todentuntuisuuden ja innostavuuden lisääminen hyödyntämällä erilaisia harjoitussimulaatioteknologioita
  • Harjoitusmallien kehittäminen kohti kevyempiä ja lyhyempiä kokonaisuuksia
  • Harjoitusvalmistelun tehostaminen skenaariopankkien ja harjoituskirjastojen avulla
  • Järjestelmällisyyden lisääminen harjoituspalautteiden keräämisessä ja analysoinnissa
  • Harjoitusalustojen kasvavien tietoturva- ja tietosuojavaatimusten huomioiminen

Harjoitustilanteilta halutaan enemmän, ja sopivalla harjoitusorganisaation virityksellä ja teknologioita hyödyntäen näistä tilanteista saadaankin erinomaisen hyviä – olipa harjoittelijana sitten konsernin pääjohtaja tai tuotantoyksikön turvallisuuspäällikkö. Kehitys jatkuu tulevaisuudessakin nopeana ja harjoitusalustojen interaktiivisuus lisääntyy. Hyvin valmistellut ja sopivia harjoitusvälineitä hyödyntävät harjoituskokemukset ovat innostavia ja motivoivia. Organisaation avainhenkilöiden kriisinhallintaosaaminen kehittyy. Samalla syntyy vahvaa sitoutumista valmiuden ja jatkuvuuden kehittämiseen. Keskeisiä harjoitusskenaarion toteutuksessa kehitettäviä osa-alueita ovat pyrkiminen nykypäiväisen viestintäympäristön havainnollistamiseen sekä todentuntuisten ja paineistettujen tilanteiden luomiseen. Hyvä esimerkki tällaisesta alustasta on Instan tuottama Trasim-harjoitusalusta ja harjoitussimulaattori. Virtuaalista 3D-teknologiaa voidaan hyödyntää vaikkapa kaasuvuototilanteiden visualisoimiseen.

Varsinkaan ylimmän johdon ajankäyttö ei salli harjoitusten pitämistä kovin taajaan. Tuskin asiantuntijoillakaan on tekemisestä pulaa. Oppimisen kannalta useammat toistot pitäisivät osaamista yllä ja kehittäisivät sitä harvoin toteutettuja suurharjoituksia paremmin. Sen vuoksi pyritään luomaan harjoitusmalleja, jotka mahdollistaisivat harjoittelun useammin ja lyhyempinä kokonaisuuksina.

Harjoitusten valmisteluprosesseja voidaan kehittää monin eri tavoin. Tavoitteena on harjoituksia valmistelevien tahojen työtaakan jakaminen ja keventäminen. Yksi keskeinen tapa on harjoituskirjastojen ja -pankkien laatiminen. Eli yhdessä määritellään, minkälaisia harjoitustyyppejä ja skenaarioita tarvitaan. Sen jälkeen jaetaan valmisteluvastuut niin, että yksi taho valmistelee yhden skenaarion ja toinen toisen. Yhteisesti jaettavaksi laadittu malliharjoitus pitää laatia siten, että se on helppoa toteuttaa myös jossakin muussa kohteessa – vaatien vain pientä räätälöintiä. Näin laadittua malliharjoitusta on helppo hyödyntää uudelleen.

Nykyvälineillä ja toimintamalleilla on mahdollista rakentaa ja jakaa eri tahojen laatimia harjoitusaineistoja ja saavuttaa siten merkittäviä synergiaetuja. Useampi teollisuuden yritysasiakkaamme onkin jo lähtenyt tälle polulle. Oppilaitospuolella meillä on skenaarioita, joita hyödyntäen (skenaariopankki) voidaan toteuttaa ajankohtaisia harjoituksia kustannustehokkaasti ja laadukkaasti. Viranomaistahoista muun muassa sairaanhoitopiirit ovat myös tällä polulla. Myös maakunta- / SOTE-uudistuksen puitteissa kannattaa tätä tietä jatkaa ja syventää kustannussäästöjen ja yhteistyöetujen varmistamiseksi.

Palauteanalyysi ja kehittämistoimenpiteiden tunnistaminen tuntuu jäävän vielä monelta organisaatiolta puolitiehen harjoitusten jälkeen. Systematiikkaa kaivataan ja ollaan vasta rakentamassa molemmilla osa-alueilla. Erilaiset verkkokysely- ja analytiikkatyökalut voivat tukea ongelman ratkaisussa, kunhan toimintamallit on mietitty kunnolla. Harjoituspalautteen keräämistä ja toimenpiteiden toteuttamisen tukea olemme kehittäneet sekä alustaan että harjoitusmalliin nivottavilla ratkaisuilla yhteistyössä kumppaniemme kanssa. Tästä esimerkkinä on Laurea, jonka harjoitusten arviointiosaaminen – ulkopuolisen toimijan objektiivinen näkökulma siihen, miten kriisijohtamisessa onnistuttiin eri osa-alueilla ja mitä kehityskohteita löytyi – tuo lisäarvoa harjoitustoiminnan kehittämiseen.

Viime vuosien aikana erilaisten teknologisten apuvälineiden laatuvaatimukset ovat kasvaneet. Kyber- ja tietoturvallisuuden sekä tietosuojan asettamat vaatimukset ovat korkeat. Olemme olleet tämän suhteen aktiivisia ja kehittäneet omasta Trasim-harjoitusalustastamme STIV turvatasoisen version vastaamaan vaativampienkin viranomaisasiakkaiden toiveisiin. Yritysasiakkaille tarjottava turvataso on sekin korkea. Viisaasti rakennettu ja turvavaatimukset täyttävä alustakokonaisuus on edellytys harjoitusvälineiden tehokkaalle ja menestyksekkäälle hyödyntämiselle.

Teknologian kehittyminen ja hyvien käytäntöjen jakaminen mahdollistavat kriisi- ja valmiusharjoittelun kehittymisen. Vaikuttavuus ja tehokkuus lisääntyvät. Mahdollisuudet edistää ja ylläpitää häiriötöntä liiketoimintaa ja sen jatkuvuutta kasvavat olennaisesti (vahvempi resilienssi ja kriisivalmius). Ennalta harjoiteltu ja testattu kyky kohdata muutokset auttaa selviytymään eteenpäin myös arvaamattomien tilanteiden kohdatessa. Onko organisaatiosi mukana tässä kehityksessä?


Martti Setälä toimii Insta Trust Oy:ssä asiakkuus- ja kehitysjohtajana. Hän auttaa yrityksiä ja viranomaisia valmius- ja kriisintilanteiden hallinnan kehittämisessä.