Open search

    Design Sprint, osa 3: Prosessi tukee fasilitoijaa Design Sprintin haasteissa

    Tässä blogisarjani osassa pohdin Design Sprintiä fasilitoijan näkökulmasta. Miten tämä voi varautua mahdollisiin haasteisiin, joita syntyy muun muassa ihmisten välisestä dynamiikasta, fokusoitumisen vaikeudesta, etätyöstä ja pienistä käytännön asioista?

    Kun kysyin ideoita blogisarjaani varten, kollegani Antti ja Ville esittivät yhtenä kulmana sen, missä Design Sprintillä voidaan mennä pieleen. Yksi haasteista on saada oikea päättäjä mukaan sprintille, jotta tuloksia ja jatkotoimenpiteitä ei tarvitsisi myydä eteenpäin. Toisaalta Ville oli mukana eräässä sprintissä, jossa häntä jäi askarruttamaan, miten kokonaisuudesta vastaava asiakas saadaan tuotua korkeasta yläpilvestä konkretiaan. Parhaana neuvona fasilitoijalle tähän ja muihin sprintin haasteisiin on: luota prosessiin, tunne se ja kommunikoi, missä kohdassa prosessia ollaan ja mitä tapahtuu seuraavaksi.

    Nyt keskitymme käsillä olevaan valittuun asiaan

    Yksi haaste, josta kirja Sprint ja opetusmateriaalitkin kertovat on, että asiakas saattaa keskittyä liian laajaan kokonaisuuteen, eikä osaa fokusoitua prototyyppiin tai pätkään, jota juuri työstetään. Design Sprintissähän lähdetään liikkeelle todella maalailevasti siitä, missä halutaan olla kahden tai viiden vuoden kuluttua ja haastatellaan asiantuntijoita kaikesta ongelmakenttään liittyvästä, eli tehdään aluksi todella laaja kartoitus aiheesta. Tästä sitten hyvin jyrkästi haravoidaan ydinjuttu, johon juuri nyt pitää keskittyä. On ihan luonnollista, että kun on aiemmin keskusteltu monista asioista ja näkökulmista ja nyt tarkastellaan vain yhtä, niin osallistujia arveluttaa tuleeko ne aiemmin läpikäydyt asiat nyt enää huomioitua.

    Ongelma tulee tyypillisesti ja konkreettisesti vastaan tiistai-iltapäivästä juuri ennen kuin mennään prototyyppivaiheeseen. Storyboard on valmis ja ihmiset ovat aika väsyneitä, kun on tehty tiukasti töitä ja menty tunteellista vuoristorataa. Siinä kohtaa saatetaan hyvin olla vuoristoradan pohjalla: kukaan ei usko, että saadaan prototyyppi päivässä valmiiksi. Fasilitaattorikin on väsynyt, mutta juuri siinä kohtaa tulisi pystyä pitämään tulppa kiinni niin, ettei kaikkia epäilyksiä sanoiteta ja sen seurauksena päädytä lamaannuttavaan ”mitä jos” -keskusteluun, vaan pystytään pitämään katse maalissa.

    Fasilitaattorin pitää saada välitettyä osallistujaporukalle usko siihen, että prosessi kantaa läpi ja tuottaa parhaan mahdollisen tuloksen: kyllä tämä tästä. Yksi keino selvittää tilanne on vain ottaa tosi tiukasti ohjat käsiin ja sanoa, että luottakaa prosessiin, antaa noiden asioiden olla, kiitos tämä päivä oli tässä, nähdään huomenna niiden kanssa, jotka tulevat paikalle ja torstaina on testaus. Se on aikamoista tasapainottelua kohteliaisuuden ja jämäkkyyden välillä.

    Mahdollista argumenttivyöryä voi koittaa pysäyttää myös sanomalla, että hyvä huomio, mietitään tuota vaikka jatkosprintillä. Nyt meidän tehtävänämme on hoitaa tämä yksi siivu, ratkaista tämä osa ongelmasta. Meillä pysyy nämä kaikki muut ongelmat täällä muistissa ylhäällä, joita voimme tarkastella myöhemmin.

    Dynamiikat ja säännöt

    Monesti suositellaan hankkimaan fasilitaattori ulkopuolelta. Se saako fasilitaattori ihmisten välisen dynamiikan ja tekemisen toimimaan helpommin ulkoisen asiakkaan vai oman tiimin kanssa, on isolta osin persoonakysymys, minkälainen sattuu olemaan fasilitaattorina. Lähtökohtaisesti on varmaankin helpompi olla tarvittava auktoriteetti, jos tulee konsulttina asiakkaalle kuin että omaa tuttua porukkaa pitäisi yhtäkkiä ruveta tiukasti ohjailemaan. Jos on jämäkkä muutenkin omassa roolissaan, ero ei ehkä ole niin jyrkkä. Joka tapauksessa fasilitaattorin ei tulisi osallistua tekemiseen missään muussa roolissa.

    Toimiva tiimidynamiikka pitäisi pystyä muodostamaan aika lailla heti, sillä porukan tulee toimia hyvin yhteen ja aikataulu on tiukka. Hyvin erilaisten persoonien ja toimintatapojen yhteensovittaminen voi olla haastavaa. Ensimmäisten Design Sprintien fasilitointi voi tuntua hyvinkin paineiselta, joten suosittelen vahvasti hankkimaan jonkinnäköisen perusopin fasilitaattorina. Tämän jälkeen kannattaa kuitenkin rohkeasti lähteä kokeilemaan sprinttiä, sillä tekemällä oppii.

    Työskentelyn pelisääntöjen selventäminen voi auttaa dynamiikan luomisessa. Kun myymme pajan Design Sprint -nimikkeellä, siihen kuuluu kattava alkupreppaus, jossa käydään läpi prosessi ja sen vaiheet, työskentelytavat ja säännöt. Tämä tehdään hyvissä ajoin ennen sprinttiä, viimeistään edeltävällä viikolla. En ole kuullut kenenkään koskaan valittavan sprintin säännöistä, esimerkiksi siitä, että kännykät ja tietokoneet pysyvät kiinni, ellei niitä tarvita työvaiheissa tai että työskennellään paljon hiljaa, mutta yhdessä. Pelisääntöihin ja prosessiin sitoutumisesta voi muistuttaa aina, kun tekeminen meinaa karata väärille raiteille.

    Etätyöajan erityisyyksiä

    Etäsprinteissä olisi syytä viimeistään edeltävällä viikolla käydä läpi, mitä työkaluja käytetään, meidän tapauksessamme todennäköisesti Miroa, jonne on jo valmiiksi tuotu huoneet, osiot tai taulut, joita paja sisältää. Osallistujien kanssa katsotaan, mistä kaikki löytyy ja harjoitellaan työkalun käyttöä, jos se on heille vieras. Preppaus on ehdottoman tärkeää, sillä aikaa ylimääräiseen haahuiluun itse sprintissä ei ole.

    On hyvä myös muistaa, että etätyöpaja on tosi rankka ja helposti vie enemmän aikaa kuin fyysinen. Se pitäisi aikatauluttaa niin, että on useammin pieni breikki. Design Sprintin päivät ovat lyhennettyjä kuuden tunnin päiviä muutenkin, joten onneksi etäpajakaan ei välttämättä veny ihan tolkuttomasti.

    Useampien taukojen lisäksi etätyöpajoja venyttää todennäköisesti se, että ihmisten on vaikeampi oikeasti keskittyä. Tämä pitää osata huomioida. Voit esittää lisäsääntöjä, esimerkiksi sen, että kamerat pidetään päällä. Jos mukana on joku, joka on ollut joko toisella Design Sprintillä tai on muuten tuttu samojen fasilitointikeinojen kanssa, voi hän toimia tarvittaessa apufasilitaattorina. Toimintaa voi näin hieman valvoa ja ihmisiä tukea.

    Älä unohda käytännön järjestelyjä

    Meillä fasilitaattori on yleensä vastannut valtaosin yksin käytännön järjestelyistä. Jos on ihmisiä, jotka tietävät, mitä pitää tehdä tai jotka selviävät vähällä ohjeistuksella, heitä kannattaa ottaa apukäsiksi. Esijärjestelyille on yleensä jyvitetty vähintään yksi henkilötyöpäivä.

    Fyysisissä sprinteissä pitää tehdä tilavaraus neljäksi päiväksi, mikä sekin voi olla haastavaa, sillä tilan pitäisi pysyä samana. Muita tilaan pääseviä on neuvottava, etteivät he koske seiniin ja valkotauluihin, sillä tuotokset ovat seinillä koko sprintin ajan. Kokemukseni mukaan valkotauluja ei ole missään tarpeeksi. Sikäli etätyökalut ovat tosi kivoja: siellä valkotaulujen määrä ei tule ongelmaksi, koska niitä on loputtomasti.

    Esitysdekin kasaamiseen menee yllättävän paljon aikaa, joten mallipohjista voi olla alkuun suuri apu. Esimerkiksi AJ&Smartin Master Classissa on todella hyvä dekki, joka kuljettaa tiimiä päivien läpi. Brändäys ja hienosäätö vain omaksi, niin esitys on melko valmis. Pohjan voi jatkossa pitää samana, vaikka erityisesti ensimmäinen ja toinen päivä pitää suurimmaksi osaksi suunnitella ja aikatauluttaa tapauskohtaisesti.

    Lisäksi on yleensä hyödyllistä aikatauluttaa käyttäjätestaus ja asiantuntijahaastattelut. Se, miten keräämme asiantuntijoiden tietoa vaihtelee aika paljon. Esimerkiksi AJ&Smart suosittaa nykyisellään tietojen keräämistä ennen varsinaista sprinttiä. Tämä lähestymistapa on kokemukseni mukaan hyvä, sillä sprintti nytkähtää nopeammin liikkeelle, kun ei lähdetä nollista. Asiantuntijahaastattelut voidaan tehdä myös heti maanantaina, ja ne kannattaa aikatauluttaa erityisesti, jos henkilöt tulevat sprintin ulkopuolelta. Joskus riittää sprinttitiimin tietämys.

    Käyttäjätestaus torstaille kannattaa myös suunnitella etukäteen, jos se on tarpeellista ja mahdollista. Design Sprint on luotu pitkälti kuluttajamarkkinoita ajatellen, joten esimerkiksi kuluttajasoftaa testaamaan pystytään rekrytoimaan ja tarjoamaan palkkioita lähes kelle tahansa. Meillä lähdetään usein sprinttailemaan teollisuussoftan kanssa, jolloin on aika tarkkaan valmiiksi rajattu, ketkä tulevat olemaan käyttäjät ja testaajat. Palkintojakaan ei välttämättä tarvitse tarjota, vaikka toki se on aina kiva lisä heille, jotka osallistuvat testaukseen.

     

    Haasteesta testattuun protyyppiin - Case Kalmar

    Design-menetelmät auttavat keskittymään ratkaistavaan ongelmaan ja karsimaan hälinän. Tällä kertaa design sprintissä:

    • saatiin Kalmaria vuosia kiusanneeseen ongelmaan muodostettua ratkaisumallit ja prototyyppi sekä annettua prototyyppi käyttäjien testattavaksi
    • käyttäjät yllättyivät positiivisesti prototyypistä
    • osallistujat yllättyivät menetelmän tehokkuudesta

    Käy lukemassa tarkemmin Kalmarin työntekijöiden ajatuksia Design Sprintistä referenssitarinastamme! 

    Kirjoittaja

    Sami Surakka