Open search

    Yhdessä suunniteltu harjoitustoiminta kehittyy ja saa uusia ulottuvuuksia

    Borenius on yksi Suomen suurimmista asianajotoimistoista, jolla on toimipisteet Helsingissä, Tampereella, New Yorkissa, Lontoossa ja Pietarissa. Yrityksen vahvuus on yli 200 henkilöä, joista noin 120 on juristeja. Instan ja Boreniuksen yhteistyö on jatkunut jo vuosia. Boreniukselle on toteutettu eri tyyppisiä kriisijohtamisharjoituksia, ja lisäksi on tutustutettu Boreniuksen avainhenkilöitä Instan harjoitustoimintaan ja simuloituun johtamisharjoituskonseptiin, jotta pitkällä tähtäimellä voitaisiin löytää yhteistä tarjoamaa harjoitustoiminnan alueella Boreniuksen asiakaskunnassa.

    Kehittyvää harjoittelua eri ulottuvuudet huomioiden

    Boreniuksen johtoryhmän jäsen, General Counsel Niko Jakobsson kertoo, että Boreniukselle toteutettujen harjoitusten tarkoituksena on ollut harjoituttaa yrityksen kriisivalmiutta eri kerroilla erilaisista kulmista ja uhkakuvista käsin: ”Uhat ympärillämme muuttuvat jatkuvasti ja edellyttävät parempaa varautumista. Toisaalta Insta kehittää jatkuvasti harjoitustoimintaansa, ja eri toimijoiden kanssa tehtyjen harjoitusten tuoma kokemus on pystytty hyödyntämään harjoittelussa uusina ulottuvuuksina ja uusina harjoitusaiheina.”

    ”Esimerkiksi viimeisin meille tehty harjoitus laajennettiin yhdestä harjoittelevasta ryhmästä kahteen ryhmään ja tehtiin harjoituksesta astetta haastavampi ja todentuntuisempi. Samanaikaisesti sekä kehitettiin harjoitustoimintaa että parannettiin omaa valmistautumistamme harjoitukseen. Kuten nyt käsillä oleva kriisikin on opettanut, tässä maailmassa ei pärjää pelkästään sillä, että tehdään yksittäinen harjoitus ja todetaan, että tämähän meni hyvin.”

    Mukana harjoituksessa suuri osa johtoa

    ”Viimeisimmässä harjoituksessa yhdistettiin erilaisia uhkakuvia, jotka liittyivät osittain fyysiseen turvallisuuteen ja osittain yrityksemme toimintaan ja prosesseihin. Harjoitukseen saatiin muodostettua realistinen tilanne, jossa erilaiset uhkakuvat toteutuvat yhtä aikaa ja vaativat useamman eri tiimin toimintaa. Saimme mallinnettua harjoituksen, johon osallistui merkittävä määrä avainhenkilöitämme ja jossa kaikille oli riittävästi tekemistä – ja toisaalta pääsimme harjoittelemaan varautumista käytännössä”, kertoo Jakobsson.

    Instan varautumisen palveluiden liiketoimintajohtaja Tatu Monton mukaan laajentaminen kahteen harjoittelevaan ryhmään teki harjoituksesta onnistuneen ja erityisen mielenkiintoisen: ”Poikkeuksellisen hienoa tässä harjoituksessa oli se, että Boreniukselta aktivoitiin mukaan sekä johtoryhmää että hallitusta. Tällä tavoin pystyttiin harjoittelemaan näiden kahden osakeyhtiön liiketoiminnan kannalta merkittävän entiteetin yhteistoimintaa kriisissä: mihin asioihin kukin ryhmä tarttuu ja miten ryhmien välinen viestintä toimii. Tällöin hahmottuu myös, mikä on selvästi hallituksen rooli ja mikä puolestaan poikkeustilanteen operatiivisessa johtamisessa johtoryhmän rooli.”

    ”Hallitukselle tällainen harjoitus voi tuoda tietoa operatiivisesta toiminnasta ja esimerkiksi siitä, mistä kaikesta on ohjeistusta olemassa ja mistä ei, ja mihin hallituksenkin tulisi mahdollisesti puuttua. Johdon osallistaminen laajemmin eli sekä johtoryhmän että hallituksen mukaan ottaminen harjoitteluun toimisi varmasti muissakin organisaatioissa”, täydentää Jakobsson.

    Erityiskysymyksinä vastuunjako sekä viestintä

    Erityispiirteenä Boreniuksella ja yleisesti asianajotoiminnassa on, että omistaja-asianajajat ovat osana operatiivista toimintaa ja hallituksen jäsenetkin ovat työyhteisössä työskenteleviä henkilöitä. ”Tällaisessa asiantuntijaorganisaatiossa on siis pitänyt sisäisesti pohtia, missä kulkevat kunkin asiantuntija-omistajan vastuun ja päätösvallan rajat, mihin kunkin on mahdollista vaikuttaa sekä miten hallituksen ja johtoryhmän vastuunjako toimii”, kertoo Jakobsson.

    ”Työn ja vastuun jakautumisen lisäksi viimeisin harjoitus toi näkökulmia siihen, miten sisäinen viestintä kahden harjoittelevan ryhmän välillä toimi. Viestinnässä tuli toisaalta huomioida tiedon luottamuksellisuus ja toisaalta oli tarkasteltava sitä, mistä kaikesta viestitään, jos toisella ryhmällä on kädet täynnä omaan uhkakuvaan liittyviä asioita. Meidän organisaatiomme tapauksessa myös muiden sidosryhmien huomioiminen ja niille viestiminen sekä viime kädessä myös ulkoisen viestinnän onnistuminen on tärkeää, mikä toi mielenkiintoisen ulottuvuuden harjoitukseen”, erittelee Jakobsson.

    Onnistuneen harjoitusyhteistyön avaimet

    Borenius valitsi Instan kumppanikseen luotettavuuden ja asiantuntemuksen perusteella. ”Insta on luotettava toimija, koska Installa on pitkä historia asiantuntijaroolista turvallisuuden parissa. Installa on myös erityisosaamista tämän tyyppisestä kriisinhallinnan harjoittamisesta: Trasim-alusta sekä asiantuntijat, jotka osaavat fasilitoida näitä harjoituksia. Liiketoimintamme on hyvin luottamuksellista, joten kumppanienkin on oltava luottamusta herättäviä. Instan valikoituminen kumppaniksi olikin selvää Instan historian sekä harjoitustoiminnan referenssien valossa”, sanoo Jakobsson ja pohtii edelleen Instan harjoitustoiminnan vahvuuksia:

    ”Avain harjoituksen onnistumiselle on sen koko konseptointi. Installa on tarjota organisaatioille valmis konsepti, jonka palaset ja niihin liittyvät valmistelut on tarkkaan mietitty etukäteen. Toisaalta aihe ja harjoituksen sisältö räätälöidään kunkin asiakkaan tarpeet huomioiden. Esimerkiksi Boreniuksen ja Instan yhdessä tekemissä harjoituksissa toimintaamme liittyvät erityispiirteet ja siihen liittyvät erityisriskit pystyttiin sisällyttämään harjoitteluun siten, että harjoituksista tuli mahdollisimman realistisia.”

    ”Syynä yhteistyön jatkumiselle puolestaan on ollut saavutettu luottamus sekä toisaalta hyvin tärkeänä seikkana myös se, että tunnetun harjoitushistorian päälle on hyvä rakentaa lisää ulottuvuuksia – verrattuna siihen, että lähdettäisiin uuden kumppanin kanssa tyhjältä pöydältä. Aikaisempi harjoitushistoria heijastuu positiivisesti seuraaviin harjoituksiin, joista on mahdollista saada yhä onnistuneempia.”

    Myös Instan Tatu Monto kiittelee onnistunutta yhteistyötä: ”Boreniuksen kanssa on ollut hienoa tehdä yhteistyötä, koska sitoutumisen taso on alusta asti ollut korkea. Boreniuksen oma substanssiosaaminen ja konteksti on haluttu tuoda osaksi harjoituksia. Tämä on tae sille, että harjoituksesta tulee todentuntuinen ja mukaansatempaava. Harjoitustilanne itsessään tuntuu tällöin harjoittelijaryhmälle aidolta ja innostavalta. Suunnittelussa mukana olleiden Boreniuksen henkilöiden tuoma panos sekä vilpitön halu edistää harjoitustoimintayhteistyötä on tehnyt yhteisestä tekemisestä helppoa ja antoisaa.”

    Jo harjoituksen suunnitteluvaihe valmistaa kriiseihin

    Pelkästään harjoituksen suunnitteluvaihe valmistaa yritystä kohtaamaan kriisejä – ja toisaalta suunnitellut skenaariot voivat käydä toteen, kuten Boreniukselle toteutetun aiemman harjoituksen kohdalla kävi. ”Ensimmäinen meille tehty harjoitus käsitteli kyberturvallisuuteen liittyvää tilannetta. Sattumalta harjoituksen suunnitteluvaihe sijoittui WannaCry-kiristyshaittaohjelman tuomaan uhkatilanteeseen, mikä näin jälkeen päin katsottuna hyödytti meitä jo tuolloin, vaikka itse harjoitus tapahtui vasta kriisin jälkeen. Lisäksi heti perään seuranneen Petya-haittaohjelman leviämisen aikana pääsimme – tai jouduimme – käytännössä kokeilemaan, mitä kyberturvallisuusharjoituksesta ja toisaalta WannaCry-kriisistä oli opittu. Hyödyllistä onkin paitsi itse harjoittelu, myös harjoitukseen valmistautuminen”, pohtii Niko Jakobsson.

    Tatu Monto vahvistaa Jakobssonin näkemyksen: ”Harjoituksia toteuttaessamme olemme todenneet juuri tämän käytännössä. Harjoitustilanne nostaa esiin tietyn määrän havaintoja organisaation valmiudesta kohdata kriisejä, mutta iso osa opeista ja havainnoista tulee esiin jo suunnittelun aikana.”

    Jakobsson tuo vielä lopuksi esille, että näkee tulevaisuudessa paitsi mahdollisuuksia uusiin harjoituksiin myös mahdollisuuksia tehdä yhteistyötä Boreniuksen asiakkaiden ja Instan kanssa: ”Itsekin harjoituksiin ja harjoitusten valmisteluun osallistuneina meillä on hyvät mahdollisuudet tarjota niitä asiakkaillemme sekä kokonaan uusillekin tahoille – yhdessä Instan kanssa – kumpikin omia asiantuntijuusalueitamme hyödyntäen.”

    Kuva: Borenius.

    Borenius Asianajotoimisto Oy on yksi Suomen suurimmista ja kokeneimmista asianajotoimistoista. Borenius tarjoaa kattavaa ja korkealaatuista palvelua kaikilla liikejuridiikan aloilla. Yrityksen palveluksessa työskentelee tällä hetkellä yli 200 henkeä, ja sillä on toimistot Helsingissä, Tampereella, Pietarissa, Lontoossa ja New Yorkissa.

    Lisätietoja

    Tatu Monto

    Joel Muujärvi

    Marko Väinölä