Open search

    Harjoitusblogi 2/5: Valmiusharjoittelu nopeuttaa kriisitilanteista toipumista ja turvaa kriittisiä toimintoja

    On hyvä tehdä suunnitelmia erilaisten tilanteiden varalle, mutta yhtä tärkeää on ennakkoon testata ohjeiden toimivuus konkreettisesti harjoittelun avulla. Harjoittelun avulla voidaan myös jo ennakoiden rajoittaa vahinkoja ja turvata kriittisiä palveluita ja toimintoja. Etelä-Suomen AVI:n Piia Mannisen mukaan varautuminen, harjoittelu sen osana, on kuin osa vakuutusta, joka takaa, että ainakin priorisoidut asiat toimivat häiriöistä huolimatta.

    Harjoittelu nopeuttaa tositilanteesta toipumista

    Tässä toisessa blogitekstissä käsittelemme harjoitustoimintaa osana muita varautumisen prosesseja. Jos et vielä ole lukenut ensimmäistä tekstiä, pääset lukemaan sen tästä.

    Olimme keväällä tukemassa Etelä-Suomen Aluehallintoviraston alueellista valmiusharjoitusta. Blogi-tekstiä varten haastateltiin pelastusylitarkastaja Piia Mannista, jonka tehtävänä on pelastustoimi ja varautuminen, ja harjoittelu yhtenä näiden osa-alueena. Manninen muistelee harjoituksen oppeja: ”Palautteesta oli havaittavissa, että harjoitus paransi alueen varautumis- ja turvallisuusajattelua ja -taitoja. Harjoitus ja siihen valmistautuminen piti pinnalla varatutumisen erilaisia aiheita useamman kuukauden ajan.” Harjoitus valmensi eri organisaatiota todelliseen tilanteeseen ja osa opeista oli myös hyvin konkreettisia ja auttoivat ymmärtämää muita tilanteessa toimivia: ”Esimerkiksi se, miten mukana ollut organisaatio kertoi olleen opettavaista seurata mitä viranomaiset tekevät erilaisissa tilanteissa. Viranomaistyö ja päätöksenteko tuli siis tutuksi harjoituksessa.” Manninen jatkaa. 

    Toiminnan suunnittelu eri asiakirjojen avulla

    Yhteiskunnan turvallisuusstrategiassa (YTS, 2017) kuvataan varautumisen yleinen prosessi, jota jokainen organisaatio voi soveltaa ja tarkentaa omaan toimintaansa sopivaksi. Organisaatioiden varautumisen taustalla on suunnittelu, jossa erilaisilla valmius-, varautumis- ja jatkuvuussuunnitelmilla on tärkeä merkityksensä. Ne luovat toiminnan pohjan arjesta poikkeavassa tilanteessa aina suurempaan häiriötilanteeseen saakka. Lisäksi organisaatioiden tekemässä riskiarviossa tunnistetaan niitä tilanteita, jotka voivat vaikuttaa negatiivisesti omaan toimintaan. Ohjeiden laatimisen lisäksi niiden kouluttaminen on keskeistä, jotta henkilöstö osaa toimia ohjeistuksen mukaan. Lisäksi on tärkeä tietää, mistä ohjeet ovat saatavilla, kun niitä tarvitaan.  

    (Kuva 1: Yhteiskunnan turvallisuusstrategia 2017 s. 9)

    image1

    Harjoittelu osana varautumisenprosessia

    Harjoittelun merkitys on havaittu tärkeäksi eri organisaatioissa. Tämä osa-alue nostetaan myös osana YTS:n varautumisen prosessia. On hyvä tehdä suunnitelmia erilaisten tilanteiden varalle, mutta yhtä tärkeää on ennakkoon testata ohjeiden toimivuus konkreettisesti harjoittelun avulla. Manninen jakaa saman ajatuksen: ” Koen, että varautuminen jää usein hyvin ohuelle, joko tekijäjoukon tai itse sisällön osalta, jos asioita ei harjoitella. Varautumisesta usein puhutaan lähtökohtaisesti suunnitteluna ja dokumentointina, mutta näiden testaamiseen ja kehittämiseen tarvitaan väistämättä harjoittelua -tai niitä oikeita tilanteita.” 

    Harjoituksen on tärkeä olla todenmukainen, jotta siihen heittäytyminen on helppoa. Organisaation tekemä riskiarviointi antaa hyviä aihealueita, joista voidaan valita yksi tai useampi teema ja rakentaa harjoitusskenaario, joka on tarpeeksi todentuntuinen. Olemme havainneet, että digitalisaation myötä kyberturvallisuus-teemaiset harjoitukset ovat olleet viime vuosina suosittuja, mutta tämän lisäksi harjoitellaan edelleen esimerkiksi toiminnan jatkuvuutta, hyödyntäen perinteisiä onnettomuusskenaarioita. 

    Piian Manninen on myös havainnut usean harjoituksen kautta skenaarion ja harjoitustilanteen merkityksellisyyden: ”Perusasioissa tutustutaan case-tyyppisesti eri tilanteisiin, ensin tuttuihin ja arkisiin, vaatimustasoa korottaen aina epätodennäköisiin, mutta mahdollisiin tilanteisiinkin. Tällöin mennään oman mukavuusalueen ulkopuolelle ja silloin vasta aletaan löytämään heikkouksia ja havaitsemaan kehittämistarpeita. ”

    Vaatimukset skenaariolle ja harjoitukselle muuttuvat, kun osallistujajoukko kasvaa tai lisätään harjoituksen haastavuutta. ”Silloin kun puhutaan laajempaa joukkoa koskevasta harjoituksesta tai vaativammasta harjoituksesta, alkaa skenaariolla olla merkitystä. Se raamittaa harjoittelijat samaan aiheeseen, joten mielikuva harjoituksen kulusta ja tapahtumista on kutakuinkin yhteinen. Juuri tuo epämukavuusalue saattaa löytyä skenaarion kautta paremmin, kun tilanne ei hahmotu tutulla tavalla tai asetu tuttuun ympäristöön. Tiedonhankintataidot korostuvat, verkostojen merkitys kasvaa ja uuden oppiminen on käynnissä. Skenaariossa tulee olla kuitenkin tuttuja liityntäpintoja, jotta se palvelee parhaiten organisaatioita ohjaamalla miettimään juuri meidän työhön liittyviä tekijöitä.” Manninen listaa. 

    Varautuminen perustuu yhteistyöhön

    Organisaatiot eivät kohtaa nykypäivänä häiriötilanteita yksin vaan se vaikuttaa suoraan tai välillisesti muihin toimijoihin. Tilanteen ratkaisuun tarvitaan myös yhteistyötahoja ja lisäksi viranomaiset ovat mukana monessa erilaisessa tilanteessa niitä ratkaisemassa. Siksi harjoittelussa on mielestämme tärkeä ottaa mukaan sidosryhmät sekä tärkeät yhteistyökumppanit ja asiakkaat, jotta varautumista todelliseen tilanteeseen saadaan harjoiteltua ja voidaan harjoitella yhteisiä toimintamalleja, joita jo paperilla on suunniteltu.  

    ”Perusajattelumallini on, että harjoittelu tulee olla portaittaista ja siten kehittävää, vaativampaa ja sitä myöten myös tuloksekkaampaa. Ensin on hyvä testata omat toimintamallit organisaation sisällä, mutta pian laajentaa harjoitusta lähimpiin toimijoihin, sitten ulospäin ulkopuolisiin yhteistyökumppaneihin ja rohkeasti osallistua (”altistua”) myös viranomaisten ja arvioijien katseiden alla harjoituksiin, sillä aina niistä oppii jotakin. Useamman toimijan mukaan tuleminen myös laajentaa omaa näkemystä”. Manninen toteaa. 

    Lopuksi

    Harjoittelu etukäteen on edistänyt tilanteeseen reagointia tositilanteissa ja toipuminen on ollut nopeampaa. Harjoittelun tarkoituksena onkin oppia ja tehostaa eri toimintoja, joita tarvitaan nopeasti muuttuvassa tilanteessa, joka poikkeaa normaalioloista. Harjoittelu turvallisessa ympäristössä mahdollistaa myös epäonnistumisen ja sitä kautta oppimisen, eikä virheitä tarvitse tehdä todellisessa tilanteessa, jolloin niiden vaikutukset ovat suuremmat. Hyvin toteutettu harjoitustoiminta vahvistaa organisaation kriisivalmiutta, jatkuvuutta ja resilienssiä. 

    Harjoittelun merkityksen Manninen kiteyttää osuvasti: ”Väitän, että harjoittelu tuottaa organisaatiolle sellaista pääomaa, minkä arvo voidaan vasta valitettavan todellisen tilanteen tullen ulosmitata. Varautuminen, harjoittelu sen osana, on kuin osa vakuutusta, joka takaa, että korttitalo ei romahda kerrasta ja ainakin priorisoidut asiat toimivat häiriöistä huolimatta.”

    Lue lisää kriisi- ja valmiusjohtamisen harjoitusratkaisuistamme:

    Kriisi- ja valmiusjohtamisen harjoitusratkaisut

     

    Lisätietoja:

    Tatu Monto

    LinkedIn

    Martti Setälä

    LinkedIn

    Joel Muujärvi

    LinkedIn

    Marko Väinölä

    LinkedIn

    Ari Parviainen

    LinkedIn